Prowadzenie sklepu internetowego, oprócz rosnących sum na koncie i podboju kolejnych rynków, to także kwestie uważane przez niektórych za nieco mniej przyjemne. Księgowość, magazynowanie, sprawy kadrowe… Istnieją na szczęście programy, które umożliwiają zachowanie płynności finansowej i porządku w dokumentach – a są nimi na przykład systemy ERP.
Co to jest system ERP? Czy jest on niezbędny w każdej firmie? Kiedy wystarczy prosta księgowość i oprogramowanie e-commerce, a kiedy warto zainwestować w rozbudowany system ERP? Odpowiedzi znajdziesz poniżej.
Spis treści artykułu
Czym jest system ERP (Enterprise Resource Planning)?
Być może trafiłeś na ten wpis, szukając w Internecie informacji na temat systemów ERP. Możesz być nieco zdezorientowany, bo każda strona wydaje się przedstawiać inną definicję tego oprogramowania. Nie wynika to w żadnym wypadku z tego, że część z nich się myli – odzwierciedla to raczej złożoność i mnogość funkcji programów ERP.
Bardzo uniwersalną i ogólną definicją, jest stwierdzenie, że system ERP (Enterprise Resource Planning) to kompleksowe oprogramowanie, które pomaga w planowaniu i zarządzaniu różnymi obszarami przedsiębiorstwa. To system aplikacji opartych na jednej, wspólnej bazie danych. Jego celem jest integracja wszystkich działów i funkcji w firmie, a następnie planowanie zasobów przedsiębiorstwa i procesów biznesowych.
W praktyce oznacza to, że pracownicy z różnych działów (handlowego, księgowego czy obsługi klienta) mogą polegać na tych samych danych, wypełniając swoje codzienne zadania.
Funkcje systemów ERP, które możesz wykorzystać w swoim biznesie
Systemy ERP usprawniają funkcjonowanie przede wszystkim dużych sklepów internetowych, działających w przeróżnych branżach. Mają spory potencjał biznesowy i mogą okazać się bardzo przydatne na każdym etapie realizacji zamówienia.
Oprogramowania tego typu to m.in. następujące możliwości:
- Automatyzacja procesów. Możesz zautomatyzować np. fakturowanie czy zamawianie towarów na podstawie aktualnych stanów magazynowych.
- Analiza danych, raportowanie i zarządzanie danymi w czasie rzeczywistym. Dzięki temu lepiej zrozumiesz swój biznes i będziesz podejmować trafne decyzje.
- Efektywniejsze zarządzanie zasobami i magazynem. Programy ERP monitorują stany magazynowe i informują o przewidywanych brakach w asortymencie.
- Integracja z platformami sprzedażowymi. To z kolei pozwala na centralizację danych z różnych kanałów sprzedaży i efektywne zarządzanie sprzedażą.
- Wygodny dostęp do wszystkich danych na temat Twojej firmy. Poprawia to komunikację wewnętrzną i umożliwia sprawną optymalizację licznych procesów.
Kiedy potrzebujesz systemu ERP dla sklepu internetowego?
Twój sklep rośnie. Korzystasz z wielu różnych programów, które mają Ci ułatwić zarządzanie sprzedażą, marketingiem, księgowością i logistyką. Zatrudniasz kolejne osoby, ale zamiast porządku, zaczyna panować chaos, a sugestie inwestowania w nowe narzędzia się nie kończą.
To właśnie moment na wdrożenie systemu ERP.
Powtórzymy, że jego największą zaletą, a zarazem ideą funkcjonowania, jest fakt, że wszystkie informacje są gromadzone na jednej, wspólnej bazie danych. Dlatego, gdy odczuwasz, że zarządzanie sklepem wymyka się spod kontroli, a sprawna wymiana informacji między pracownikami po prostu nie istnieje – pora zainteresować się systemami ERP. Możesz zainwestować też w niego znacznie wcześniej, jeśli tylko przewidujesz, że Twój biznes będzie dynamicznie się rozwijał.
Jak możesz wykorzystać system ERP dla e-commerce?
Doskonale wiesz, ile obszarów trzeba skoordynować, by e-sklep mógł sprawnie funkcjonować. Już same kwestie logistyczne wydają się skomplikowane, a dodajmy do tego jeszcze zarządzanie firmą i marketing. Na szczęście, by ułatwić przedsiębiorcom życie, mądrzy ludzie opracowali jakiś czas temu oprogramowanie ERP dla firm.
System ERP może obsługiwać następujące obszary w Twoim sklepie:
- zarządzanie relacjami z klientami (obsługiwane zazwyczaj przez programy CRM),
- logistykę,
- magazynowanie,
- kadry i płace,
- finanse i księgowość,
- i wiele innych – firmy oferujące systemy CRM często tworzą dedykowane rozwiązania dla konkretnych rodzajów działalności czy branż.
Po co integrować sklep internetowy z systemem ERP?
Główną motywacją wdrażania systemów ERP w e-commerce jest zazwyczaj oszczędność czasu i uporządkowaniu procesów, które można uzyskać dzięki automatyzowaniu wielu czynności.
Każde złożone zamówienie to szereg danych – produkt, cena, dane klienta, uwagi… Dlatego sklep automatycznie wysyła je do systemu ERP – nie musisz kopiować ich ręcznie.
System ERP w eCommerce automatycznie aktualizuje również stan magazynowy i cenę produktów w sklepie. To gwarancja prawidłowych i zawsze aktualnych danych widocznych dla użytkowników, którzy odwiedzają Twoją stronę bądź aukcje na Allegro. Niektóre programy ERP umożliwiają także automatyczne przesyłanie wszystkich danych o produkcie – tytułu, parametrów, opisu, zdjęcia i tak dalej.
Systemy ERP dla e-commerce to także możliwość mapowania parametrów czy kategorii.
Jak wybrać system zarządzania sprzedażą dla siebie?
Tutaj sytuacja wygląda podobnie, jak w przypadku platformy e-commerce.
Zacznij określenia celu, w którym będziesz używać systemu klasy ERP. Jakie wyniki chcesz dzięki niemu poprawić? Jakie procesy usprawnić?
Musisz przede wszystkim uwzględnić swoje indywidualne potrzeby. Zastanów się, do czego potrzebujesz systemu ERP – do zarządzania logistyką i księgowością? A może jeszcze bazą klientów, a przy okazji kwestiami kadrowymi?
Zwróć również uwagę na możliwość personalizacji – choć nie ma na rynku systemów ERP dedykowanych stricte e-commerce, elastyczność niektórych firm pozwala na stworzenie indywidualnych rozwiązań.
Upewnij się również, że firma zapewnia wsparcie, dzięki któremu łatwo będzie Ci się wdrożyć w działanie systemu, a później – osiągać dzięki niemu jak najlepsze wyniki.
Zalety systemu ERP w e-commerce
Bez wątpienia największą zaletą systemów ERP jest jest fakt, że z poziomu jednej platformy możesz mieć kontrolę praktycznie nad każdym elementem funkcjonowania Twojego sklepu interntowego. Oprócz tego ich stosowanie sprawia, że:
- Eliminujesz ewentualne pomyłki, które mogą się pojawić przy ręcznym przetwarzaniu zamówień.
- Oszczędzasz czas, który przeznaczasz na wykonywanie zadań, które można łatwo zautomatyzować.
- Obserwujesz, jak wzrasta wydajność Twoich pracowników.
- Lepiej (i przede wszystkim łatwiej) kontrolujesz finanse.
- W końcu – oszczędzasz pieniądze, używając jednego, zintegrowanego systemu zamiast kilku.
Sky-Shop Faktury
Obsługa kilku czy kilkunastu transakcji miesięcznie nie pochłania dużo czasu – i w większości przypadków po prostu nie warto wydawać na to dodatkowych pieniędzy. Funkcjonalne oprogramowanie sklepu internetowego to w pełni wystarczające rozwiązanie dla małych biznesów. Systemy ERP to rozwiązanie, które będzie mogło zaprezentować pełny wachlarz możliwości w dużych firmach i to właśnie one najbardziej go potrzebują.
Jeśli korzystasz ze Sky-Shop, proste operacje księgowe możesz wykonywać bezpośrednio z panelu administracyjnego sklepu.
- Możliwość wystawiania: faktur VAT, faktur proforma, faktur bez VAT, faktur korekt.
- Aplikacja do drukowania paragonów – Fiscal Printer (funkcja dodatkowo płatna).
Otwórz sklep w Sky-Shop i z łatwością wystawiaj faktury!
Jeżeli takie funkcje są dla Ciebie niewystarczające, platforma oferuje także integrację z zewnętrznymi systemami księgowymi – ifirma.pl i wfirma.pl.
Integracje z systemami ERP w Sky-Shop
Oprogramowanie Sky-Shop zapewnia integrację z najpopularniejszymi systemami ERP. Oto one:
- Subiekt GT,
- Comarch ERP (Optima, XL),
- Enova 365,
- PC Market,LoMag,
- Subiekt NEXO.
Wszystkie wymienione systemy ERP są zintegrowane ze Sky-Shop, jednak integracje dostarczają zewnętrzne firmy. Są one dodatkowo płatne.
Integratory systemów ERP
Jeśli sprzedajesz online i korzystasz z oprogramowania Sky-Shop, masz dostęp również do integratorów systemów ERP. To programy, które w swojej ofercie posiadają integracje nawet z kilkuset różnymi systemami wspierającymi sprzedaż online, marketing, obsługę zamówień i klientów.
W razie dodatkowych pytań związanych z tematyką artykułu zachęcamy do kontaktu. Życzymy rozwoju biznesu, który będzie wymagał rychłego wdrożenia systemu ERP!