Spis treści artykułu
Czym jest kasa fiskalna online?
Kasa fiskalna online to urządzenie rejestrujące, które ewidencjonuje sprzedaż towarów i usług oraz wylicza podatek VAT.
W przeciwieństwie do urządzeń starszego typu automatycznie i w czasie rzeczywistym przesyła dane o każdej transakcji (paragony, raporty, zdarzenia) do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. Urządzenie wymaga stałego połączenia z Internetem (przez Wi-Fi, GSM lub LAN) i umożliwia bezpośrednią integrację z terminalem płatniczym, systemem POS, czytnikiem kodów oraz wagą.
Czym jest kasa wirtualna?
Kasa wirtualna to wyłącznie oprogramowanie (aplikacja), które instalujesz na własnym urządzeniu – smartfonie, tablecie, komputerze lub terminalu POS.
Nie kupujesz fizycznego urządzenia fiskalnego, a za dostęp do aplikacji najczęściej opłacasz miesięczny abonament. Spełnia ona dokładnie te same funkcje prawne co tradycyjna kasa, generując tzw. e-paragony przesyłane klientowi cyfrowo (np. e-mailem lub SMS-em).
Kasa fiskalna online a kasa wirtualna
| Cecha | Fizyczna kasa online | Wirtualna kasa (aplikacja) |
|---|---|---|
| Forma | Fizyczne, dedykowane urządzenie z wbudowaną drukarką | Oprogramowanie instalowane na smartfonie, tablecie lub komputerze |
| Dostępność prawna | Może być używana przez wszystkie branże | Dostępna wyłącznie dla branż wskazanych w przepisach |
| Wydawanie paragonów | Domyślnie drukuje paragon papierowy, często umożliwia także wysyłkę e-paragonu | Domyślnie wysyła e-paragon. W przypadku potrzeby wydruku wymaga dodatkowej drukarki |
| Koszt początkowy | Około 1300–2500 zł za zakup urządzenia | Najczęściej abonament około 50–150 zł miesięcznie |
| Serwis i przeglądy | Obowiązkowy przegląd techniczny co 2 lata wykonywany przez serwisanta | Brak fizycznych przeglądów, aktualizacje odbywają się automatycznie |
| Przechowywanie danych | Pamięć fiskalna w urządzeniu oraz przesyłanie danych do CRK | Dane przechowywane cyfrowo i przekazywane do CRK |
Czym jest drukarka fiskalna?
Drukarka fiskalna współpracuje z programem sprzedażowym lub sklepem internetowym i nie działa samodzielnie. To właśnie system sprzedażowy odpowiada za wystawianie dokumentów i przekazywanie danych do drukarki.
Wszelkie operacje, takie jak wybór towaru, naliczenie rabatu czy przypisanie stawki VAT, wykonuje się w programie sprzedażowym, systemie ERP lub panelu sklepu internetowego. Program ten wysyła gotowy pakiet danych do drukarki, która rejestruje transakcję w pamięci fiskalnej, przesyła dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) i drukuje paragon dla klienta.
Jak działają kasy i drukarki fiskalne online?
W czasie fiskalizacji, drukarka lub kasa fiskalna online łączona jest z Centralnym Repozytorium Kas (które nadaje jej też unikalny numer). Dzięki temu urządzenie może w pełni automatycznie przesyłać do Ministerstwa Finansów:
- paragony fiskalne,
- raporty dobowe,
- dokumenty niefiskalne,
- zdarzenia,
- informacje o przeglądach okresowych.
Dane z drukarek i kas fiskalnych online pobierane są przez CRK co dwie godziny. Odstęp między jedną a drugą synchronizacją danych może się jednak zmienić – Ministerstwo Finansów nie musi informować o jego zmianie.
Czy sklep internetowy musi mieć kasę fiskalną?
W większości przypadków nie ma takiego obowiązku.
Wielu właścicieli sklepów internetowych korzysta ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Jest to możliwe między innymi wtedy, gdy cała sprzedaż odbywa się wysyłkowo, a płatności trafiają bezpośrednio na rachunek bankowy sprzedawcy.
👉 Dowiedz się: Czy sklep internetowy musi mieć kasę fiskalną?
Co wybrać – kasę online, kasę wirtualną czy drukarkę fiskalną?
| Jeśli… | Najlepsze rozwiązanie |
|---|---|
| Prowadzisz sklep internetowy | Drukarka fiskalna |
| Sprzedajesz stacjonarnie | Kasa online |
| Działasz w branży dopuszczonej do korzystania z kas wirtualnych (np. gastronomii lub hotelarstwie) | Kasa wirtualna |
| Chcesz automatyzować wystawianie paragonów | Drukarka fiskalna |
Ulga na zakup kasy fiskalnej online
Przy zakupie kasy fiskalnej online możesz skorzystać z ulgi wynoszącej 90% ceny netto urządzenia, maksymalnie 700 zł.
Możliwość uzyskania odliczenia obowiązuje zarówno przy zakupie kasy fiskalnej online, jak i drukarki tego typu.
By otrzymać ulgę, musisz:
- dysponować potwierdzeniem zakupu kasy/drukarki (fakturą) oraz dowodem zapłaty,
- przedstawić kopie ww. dowodów nabycia urządzenia Urzędowi Skarbowemu,
- zacząć ewidencję sprzedaży nie później niż w obowiązującym terminie,
- terminowo poddawać urządzenie przeglądom technicznym*
- komunikować się z repozytorium KAS zgodnie z harmonogramem.*
* Jeśli nie spełnisz zaznaczonych warunków, możesz utracić ulgę. Urząd Skarbowy ma prawo weryfikować, czy je spełniasz przez okres 3 lat od zakupu kasy czy drukarki.
Ulgę rozlicza się w ramach podatku VAT, a jeżeli nie jesteś płatnikiem VAT, możesz otrzymać zwrot na rachunek bankowy.
Jak podłączyć do sieci kasy mobilne i stacjonarne?
Kasy fiskalne online muszą mieć stały dostęp do Internetu, o który powinien zadbać jego użytkownik (np. właściciel sklepu internetowego). Drukarkę i kasę można podłączyć do sieci kilkoma sposobami:
- Kablem Ethernet, jeśli urządzenie jest wyposażone w odpowiednie gniazdo, dzięki któremu można połączyć je przewodowo z modemem sieci LAN.
- Przez WiFi, jeżeli kasa/drukarka ma wbudowaną kartę sieci bezprzewodowej, a korzystający z niej sprzedawca czy usługodawca – dostęp do sieci WiFi z routera czy urządzenia mobilnego.
- Przez sieć GSM, jeśli urządzenie posiada wbudowany modem GPRS, który pozwala na użycie karty SIM z dostępem do sieci.
Konfigurując urządzenie, użytkownik powinien wybrać odpowiedni dla siebie sposób podłączenia do Internetu. Zdecydowanie najwygodniejszy będzie sprzęt z WiFi, który można podłączyć do dowolnej sieci bezprzewodowej bez konieczności korzystania z kabla czy karty SIM.
Obowiązek zakupu kasy fiskalnej online – od kiedy?
Proces wdrażania urządzeń online w Polsce został już zakończony. Od 1 stycznia 2023 roku w sprzedaży dostępne są wyłącznie kasy i drukarki łączące się z Centralnym Repozytorium Kas (CRK).
Stare urządzenia z zapisem papierowym lub elektronicznym (offline) mogą być używane tylko do czasu zapełnienia ich pamięci fiskalnej i wyłącznie przez branże, które nie zostały odgórnie zmuszone do przejścia na system online.
Bezwzględny obowiązek stosowania kas online dotyczy m.in. branży gastronomicznej, hotelarskiej, warsztatów samochodowych, lekarzy, prawników oraz salonów kosmetycznych i fryzjerskich. W e-commerce obowiązek ten dotyczy od pierwszej sprzedaży osób handlujących m.in. elektroniką, kosmetykami czy częściami samochodowymi
Wystawiaj paragony z panelu Sky-Shop
Jeśli planujesz otworzyć sklep internetowy, postaw na platformę e-commerce zintegrowaną z oprogramowaniem, które obsługuje drukarki fiskalne. Dzięki temu będziesz mógł wystawiać paragony bezpośrednio z panelu sklepu.
W Sky-Shop oferujemy Ci opcję integracji z aplikacją Fiscal Printer, która umożliwia:
- drukowanie paragonów (pojedynczo i masowo),
- drukowanie raportów (dobowych i miesięcznych),
- przekazywanie numeru NIP na paragon.
Aplikację możesz zainstalować na dowolnym urządzeniu desktopowym (komputerze PC lub laptopie) z systemem Windows lub MacOS. Fiscal Printer współpracuje z większością drukarek fiskalnych dostępnych na rynku.
Aplikacja obsługuje drukarki typu online oparte o protokoły:
- Posnet – m.in. XL2, Temo, Pospay;
- Novitus XML – m.in. Bono i Deon;
- Elzab (tylko na Windows) – m.in. Mera i Zeta.
👉 Dowiedz się więcej na temat Fiscal Printer.
FAQ
Tak. Kasa fiskalna online musi łączyć się z Centralnym Repozytorium Kas i przesyłać dane o sprzedaży. Nie oznacza to jednak, że każda chwilowa przerwa w Internecie blokuje sprzedaż. Urządzenie powinno przesłać dane po odzyskaniu połączenia.
Kasa fiskalna online może działać samodzielnie. Drukarka fiskalna wymaga połączenia z programem sprzedażowym, systemem POS lub sklepem internetowym. W e-commerce drukarka bywa wygodniejsza, ponieważ pozwala automatyzować wystawianie paragonów.
Tak. E-paragon jest pełnoprawnym dokumentem fiskalnym i może zastąpić paragon papierowy. W zależności od wykorzystywanego rozwiązania może zostać wysłany klientowi np. e-mailem, SMS-em lub przez aplikację mobilną.