Księgowość dla sklepu internetowego – jak rozliczać się w e-commerce?

Księgowość w sklepie internetowym opiera się przede wszystkim na automatyzacji. Przy dużej liczbie zamówień ręczne wpisywanie transakcji nie ma sensu.

Dlatego najważniejszym krokiem jest połączenie Twojego sklepu (np. Sky-Shop) z programem księgowym online, który zrobi większość pracy za Ciebie. Możesz także korzystać z funkcji wbudowanych w platformę.

Formy prowadzenia księgowości w e-commerce

Na to, w jaki sposób prowadzisz księgowość, wpływa wybrana przez Ciebie forma prowadzenia działalności gospodarczej.

Księgowość uproszczona (jednoosobowa działalność gospodarcza)

W tym wypadku masz do wyboru dwie opcje:

1. Księga Przychodów i Rozchodów dla sklepu internetowego

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to forma uproszczonej księgowości, w której ewidencja obejmuje:

• przychód ze sprzedaży,
• wszelkiego rodzaju koszty związane z zakupem produktów oraz innymi wydatkami np. pensje.

Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów obowiązuje przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych (12% lub 32% w zależności od progu podatkowego) oraz korzystających z podatku liniowego (19%).

2. Ewidencja przychodów na ryczałcie

Zapisujesz wyłącznie przychód ze sprzedaży, kompletnie ignorując koszty firmowe.

Taka forma dotyczy wyłącznie osób rozliczających się na ryczałcie.

👉 Dowiedz się więcej o ryczałcie w sklepie internetowym.

Pełna księgowość (spółka z o.o.)

Wymaga prowadzenia tzw. ksiąg rachunkowych. Każda złotówka w firmie musi być precyzyjnie przypisana do odpowiedniego konta.

Ze względu na stopień skomplikowania, prowadzenie pełnej księgowości zawsze zleca się zewnętrznemu biuru rachunkowemu.

Co musisz wiedzieć kwestiach księgowych w e-commerce?

Forma opodatkowania

Jeżeli zarabiasz, musisz płacić podatek dochodowy. Jako przedsiębiorca masz możliwość wyboru formy, w której go opłacasz, a więc w praktyce jego wysokości.

Jakie masz opcje?

• Zasady ogólne, czyli skalę podatkową. W tym wypadku płacisz 12% podatku od dochodów do 120 tysięcy złotych i 32% po przekroczeniu tego progu. Możesz jednocześnie korzystać z szeregu ulg i kwoty wolnej od podatku.
• Podatek liniowy, którego wysokość wynosi 19% – niezależnie od uzyskiwanych dochodów. Nie przysługują Ci jednak ulgi ani kwota wolna od podatku.
• Ryczałt, który w e-commerce wynosi 3%. Ma jednak jedną znaczącą wadę – koszty uzyskania przychodu nie obniżają wysokości należnego podatku. W praktyce ryczałt często nie jest najbardziej opłacalną formą rozliczania się w e-commerce.

👉 Dowiedz się więcej: Podatki w sprzedaży internetowej

Kasa fiskalna

Kasa fiskalna nie zawsze jest obowiązkowa. Tak naprawdę w większości przypadków nie ma konieczności jej używania.

Jakie są wyjątki?

• Jeśli prowadzisz sprzedaż wysyłkową za pośrednictwem sklepu internetowego lub portalu aukcyjnego, a kupujący odbiera towar w siedzibie sklepu i płaci na miejscu, transakcja ta nie podlega zwolnieniu. W takim przypadku musisz posiadać kasę fiskalną i wystawić paragon dla odbiorcy. Ze zwolnienia skorzystasz tylko wtedy, gdy klient zapłaci za ten zakup wcześniej przez Internet.
• Jeśli prowadzisz sprzedaż stacjonarną, możesz działać bez kasy fiskalnej, jeśli Twój obrót nie przekracza 20 000 zł.
• Sprzedajesz asortyment, który wymaga wystawienia paragonu. Jest tak np. w przypadku perfum, wyrobów tytoniowych i alkoholu czy niektórych części motoryzacyjnych.

👉 Poznaj więcej szczegółów i sprawdź, czy Twój sklep internetowy musi posiadać kasę fiskalną.

Wystawianie i przechowywanie faktur

Wystawianie faktur to obowiązek każdego podatnika VAT. Podobnie jak ich przechowywanie.

W praktyce oznacza to, że każda transakcja zawarta w sklepie musi zostać sformalizowana – za pomocą faktury. Najlepiej, jeżeli wybrane przez Ciebie oprogramowanie e-commerce to umożliwia.

Jeżeli korzystasz ze zwolnienia z podatku VAT, Twoim obowiązkiem jest wystawianie rachunków.

Księgowość dla e-commerce wbudowana w sklep internetowy

Platforma Sky-Shop jest narzędziem w pełni dostosowanym do sprzedaży w Internecie. Właśnie dlatego w panelu administracyjnym znajdziesz podstawowy system księgowy, który pozwala na wykonanie wszystkich niezbędnych przy sprzedaży operacji.

Jak to działa?

Dokument sprzedaży wystawisz kilkoma kliknięciami dzięki sprawnemu importowaniu danych wprowadzonych przez klienta do przygotowanego wcześniej formularza. Sky-Shop umożliwia wystawienie:

• Faktury VAT,
• rachunku bez VAT,
• rachunku na osobę fizyczną (bez NIP),
• korygowanie faktur,
• drukowanie paragonów dzięki połączeniu z aplikacją Fiscal Printer.

Jakie udogodnienia w księgowości online zostały przygotowane z myślą o usprawnieniu Twojej codziennej pracy?

• Automatyczne wysyłanie faktury na e-mail klienta po jej wystawieniu.
• Wysyłka faktur pro-forma z uwzględnieniem, kiedy mają zostać wysłane.
• Numeracja faktur z możliwością edycji układu numeracji oraz częstotliwości resetowania numerów np. co rok.
• Personalizacja wyglądu faktury, w tym ustawienie własnej stopki.

Zobacz, jak wystawić fakturę w Sky-Shop.pl

Zaawansowana księgowość dla e-commerce

Z czasem, gdy liczba faktur rośnie, warto rozważyć wykorzystanie zewnętrznego oprogramowania wyspecjalizowanego w księgowości internetowej. Integracje z systemami takimi jak: wFirma i iFirma pozwalają m.in. na:

• korzystanie z usług biura rachunkowego dla sklepu internetowego,
• sprawne generowanie JPK (Jednolity Plik Kontrolny),
• usprawnienie obiegu dokumentów, a co za tym idzie – zmniejszenie kosztów prowadzenia księgowości (w porównaniu do dostarczenia księgowej każdej z faktur osobno).

Co ważne, wykorzystanie zaawansowanej księgowości internetowej nie jest koniecznością. To udogodnienie, z którego możesz skorzystać zarówno Ty, jak i Twoja księgowa. Przed podjęciem decyzji o dodatkowej integracji warto skonsultować się z osobą odpowiedzialną za rozliczenia w Twoim sklepie i wybrać rozwiązanie dopasowane do aktualnych potrzeb.

Księgowość sklepu internetowego online czy system ERP?

To, czy lepiej wybrać standardową platformę do księgowości online czy system ERP, zależy od skali Twojej działalności oraz modelu logistycznego. 

Sklepy z autorskim asortymentem oraz te prowadzące własne magazyny powinny zainteresować się systemem magazynowo-księgowym (ERP) już na początku swojej działalności. Z kolei te działające w dropshippingu, mogą z powodzeniem wykorzystywać prostszą w obsłudze i tańszą niż ERP, księgowość online – nawet przy dużej ilości zamówień.

Zobacz, kiedy warto korzystać z systemów ERP dla e-commerce!