Księgowość sklepu internetowego to nieodzowny element handlu online. Jej prowadzenie związane jest z dostarczaniem miesięcznych/rocznych raportów do Urzędu Skarbowego oraz codziennymi czynnościami, wśród których znajduje się wystawianie faktur klientom. Niezależnie od tego, czy rozliczeniem finansów firmy zajmujesz się samodzielnie, czy zlecasz to zadanie księgowej, warto postawić na oprogramowanie sklepu internetowego z wbudowanym systemem księgowym. To ono pozwoli zaoszczędzić czas i zautomatyzować codzienne obowiązki.
- Większość sklepów internetowych korzysta z uproszczonej księgowości.
- Rozliczeniami możesz zajmować się samodzielnie lub skorzystać z usług stacjonarnego/internetowego biura księgowego.
- Sprzedaż internetowa umożliwia prowadzenie księgowości online w pełnym zakresie.
Spis treści artykułu
Co musisz wiedzieć kwestiach księgowych w e-commerce?
Prowadzenie sklepu internetowego, jak każdej działalności gospodarczej, wiąże się z koniecznością rozliczania się z urzędem skarbowym. Możesz to robić na kilka sposobów. Najłatwiejszy to oczywiście oddanie wszystkich spraw związanych z księgowością biuru rachunkowemu.
Zanim jednak przejdziesz do decyzji o jego zatrudnieniu, warto dokonać innych wyborów i przygotować się na obowiązki, z których będziesz musiał się wywiązywać w swoim przedsiębiorstwie.
Forma opodatkowania
Zarabiasz? W takim razie musisz płacić podatek dochodowy. Jako przedsiębiorca masz możliwość wyboru formy, w której go opłacasz, a więc w praktyce jego wysokości.
Jakie masz opcje?
- Zasady ogólne, czyli skalę podatkową. W tym wypadku płacisz 12% podatku od dochodów do 120 tysięcy złotych i 32% po przekroczeniu tego progu. Możesz jednocześnie korzystać z szeregu ulg i kwoty wolnej od podatku.
- Podatek liniowy, którego wysokość wynosi 19% – niezależnie od uzyskiwanych dochodów. Nie przysługują Ci jednak ulgi ani kwota wolna od podatku.
- Ryczałt, który w e-commerce wynosi 3%. Ma jednak jedną znaczącą wadę – koszty uzyskania przychodu nie obniżają wysokości należnego podatku. W praktyce ryczałt często nie jest najbardziej opłacalną formą rozliczania się w e-commerce.
👉 Dowiedz się więcej: Podatki w sprzedaży internetowej
Kasa fiskalna
Kasa fiskalna nie zawsze jest obowiązkowa. Tak naprawdę w większości przypadków nie ma konieczności jej używania.
Jakie są wyjątki?
- Jeśli prowadzisz sprzedaż wysyłkową za pośrednictwem sklepu internetowego lub portalu aukcyjnego, a kupujący odbiera towar w siedzibie sklepu, transakcja ta nie podlega zwolnieniu. W takim przypadku musisz posiadać kasę fiskalną i wystawić paragon dla odbiorcy.
- Jeśli prowadzisz sprzedaż stacjonarną, możesz działać bez kasy fiskalnej, jeśli Twój obrót nie przekracza 20 000 zł.
- Sprzedajesz asortyment, który wymaga wystawienia paragonu. Jest tak np. w przypadku perfum, wyrobów tytoniowych i alkoholu czy niektórych części motoryzacyjnych.
👉 Poznaj więcej szczegółow i sprawdź, czy Twój sklep internetowy musi posiadać kasę fiskalną!
Wystawianie i przechowywanie faktur
Wystawianie faktur to obowiązek każdego podatnika VAT. Podobnie jak ich przechowywanie.
W praktyce oznacza to, że każda transakcja zawarta w sklepie musi zostać sformalizowana – za pomocą faktury. Najlepiej, jeżeli wybrane przez Ciebie oprogramowanie e-commerce to umożliwia.
Jeżeli korzystasz ze zwolnienia z podatku VAT, Twoim obowiązkiem jest wystawianie rachunków.
Księgowość dla sklepu internetowego – formy rozliczenia
Zakres księgowości jest ściśle związany z formą prawną prowadzenia działalności gospodarczej. Wśród sklepów internetowych najczęściej występuje:
- jednoosobowa działalność gospodarcza,
- spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
Jako że w spółki z o. o. zobowiązane są do prowadzenia pełnej (dużej) księgowości, która w zdecydowanej większości przypadków powierzana jest biurom rachunkowym, skupimy się na księgowości uproszczonej dla jednoosobowej działalności gospodarczej. W tej formie dopuszczalne są dwa warianty rozliczenia – Księga Przychodów i Rozchodów oraz ryczałt.
1. Księga Przychodów i Rozchodów dla sklepu internetowego
Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to forma uproszczonej księgowości, w której ewidencja obejmuje:
- przychód ze sprzedaży,
- wszelkiego rodzaju koszty związane z zakupem produktów oraz innymi wydatkami np. pensje.
Co ważne, Księga Przychodów i Rozchodów powinna zostać założona w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Z powodzeniem możesz prowadzić zarówno w wersji papierowej, jak i w wersji elektronicznej. W przypadku wykorzystania formy online, wystarczy, że zostaną spełnione 3 warunki:
- program daje natychmiastowy dostęp do danych,
- istnieje możliwość wydrukowania KPiR zgodnie z kolejnością ewidencji,
- wykorzystywany program posiada instrukcję obsługi,
- dane przechowywane są na nośniku chroniącym je przed zniszczeniem/zniekształceniem/osobami nieuprawnionymi.
W praktyce zdecydowana większość osób zajmujących się księgowością sklepu internetowego samodzielnie, wykorzystuje do prowadzenia KPiR program Excel. Gotowe wzory tego dokumentu znajdują się w sieci.
Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów obowiązuje przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych (12% lub 32% w zależności od progu podatkowego) oraz korzystających z podatku liniowego (19%).
2. Ewidencja przychodów na ryczałcie
Rzadziej wybieraną formą opodatkowania w branży e-commerce jest ryczałt, który dla e-sklepów wynosi 3%. Jak już wspomnieliśmy, mniejsza popularność ryczałtu wynika z podstawy opodatkowania. W tym wariancie opodatkowaniu podlega cały uzyskany przez Ciebie przychód. Co to znaczy?
Jeśli kupisz w hurtowni produkt za 70 zł i sprzedasz go klientowi za 100 zł, podstawą opodatkowania będzie 100 zł. Kwota podatku wynikająca z ryczałtu wyniesie 3 zł.
Ryczałt ewidencjonowany może okazać się korzystną formą opodatkowania e-sklepu przy sprzedaży artykułów, których koszt produkcji/pozyskania jest niski. Wśród nich mogą znaleźć się wyroby handmade oraz autorskie pliki cyfrowe.
👉 Dowiedz się więcej o ryczałcie w sklepie internetowym.
Księgowość dla ecommerce wbudowana w sklep internetowy
Platforma Sky-Shop jest narzędziem w pełni dostosowanym do sprzedaży w Internecie. Właśnie dlatego w panelu administracyjnym znajdziesz podstawowy system księgowy, który pozwala na wykonanie wszystkich niezbędnych przy sprzedaży operacji. Jak to działa? Bardzo prosto. Dokument sprzedaży wystawisz kilkoma kliknięciami dzięki sprawnemu importowaniu danych wprowadzonych przez klienta do przygotowanego wcześniej formularza. Sky-Shop umożliwia wystawienie:
- Faktury VAT,
- rachunku bez VAT,
- rachunku na osobę fizyczną (bez NIP),
- korygowanie faktur,
- drukowanie paragonów dzięki połączeniu z aplikacją Fiscal Printer.
Jakie udogodnienia w księgowości online zostały przygotowane z myślą o usprawnieniu Twojej codziennej pracy?
- Automatyczne wysyłanie faktury na e-mail klienta po jej wystawieniu.
- Wysyłka faktur pro-forma z uwzględnieniem, kiedy mają zostać wysłane.
- Numeracja faktur z możliwością edycji układu numeracji oraz częstotliwości resetowania numerów np. co rok.
- Personalizacja wyglądu faktury, w tym ustawienie własnej stopki.
Zobacz, jak wystawić fakturę w Sky-Shop.pl
Platforma e-commerce z wbudowaną księgowością to odpowiedni wybór dla każdego sprzedawcy, który stawia na kompleksową obsługę klienta z jednego miejsca. Co ważne, system wspiera zarówno małe, jak i duże e-sklepy. Właśnie dlatego przygotowane zostały integracje z zaawansowanymi narzędziami do księgowości online.
Księgowość dla e-commerce dla tych, którzy wymagają więcej
Wielu sprzedawców, zwłaszcza tuż po założeniu sklepu internetowego, prowadzi swoją księgowość samodzielnie. Z czasem, gdy liczba faktur rośnie, warto rozważyć wykorzystanie zewnętrznego oprogramowania wyspecjalizowanego w księgowości internetowej. Integracje z systemami takimi jak: wFirma i iFirma pozwalają m.in. na:
- korzystanie z usług biura rachunkowego dla sklepu internetowego,
- sprawne generowanie JPK (Jednolity Plik Kontrolny),
- usprawnienie obiegu dokumentów, a co za tym idzie – zmniejszenie kosztów prowadzenia księgowości (w porównaniu do dostarczenia księgowej każdej z faktur osobno).
Co ważne, wykorzystanie zaawansowanej księgowości internetowej nie jest koniecznością! Stanowi udogodnienie, z którego możesz skorzystać zarówno Ty, jak i Twoja księgowa. Przed podjęciem decyzji o dodatkowej integracji warto skonsultować się z osobą odpowiedzialną za rozliczenia w Twoim sklepie i wybrać rozwiązanie dopasowane do aktualnych potrzeb.
Księgowość sklepu internetowego online czy system ERP?
System ERP znany jako system maagazynowo-księgowy to zaawansowane oprogramowanie oparte na jednej bazie danych. Rozwiązanie pozwala na usprawnienie, ujednolicenie i automatyzację szeregu procesów zachodzących w firmie. Wśród połączonych ze sobą modułów znajdziemy m.in.:
- dane magazynowe,
- zarządzanie produkcją,
- CRM,
- dane związane z kadrami,
- system księgowy.
Odpowiedzią na pytanie, czy lepiej wybrać ksiegowość online, czy system ERP, jest skala Twojej firmy oraz wykorzystywany model logistyczny. Sklepy z autorskim asortymentem oraz te prowadzące własne magazyny powinny zainteresować się systemem magazynowo-księgowym już na początku swojej działalności. Z kolei te działające w dropshippingu, mogą z powodzeniem wykorzystywać prostszą w obsłudze i tańszą niż ERP, księgowość online – nawet przy dużej ilości zamówień.
Zobacz, kiedy warto korzystać z systemów ERP dla e-commerce!