Prowadzisz własną firmę i rozliczasz się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR)? Do Twoich obowiązków należy wykonywanie regularnych inwentaryzacji niektórych składników majątkowych. Minimum raz do roku musisz zrobić tzw. remanent, którego najpowszechniejszą formą jest spis z natury. Zobacz, jak przeprowadza się inwentaryzację!
- Remanent obejmuje towary, materiały, surowce, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady.
- Inwentaryzacja polega na przeliczeniu ich faktycznej ilości, uzgodnieniu z dokumentacją i wycenieniu wartości.
- Spis z natury to najpowszechniejsza forma inwentaryzacji, polecana np. osobom prowadzącym działalność handlową
Spis treści artykułu
Czym jest inwentaryzacja?
Inwentaryzacja dotyczy składników majątku firmy, które podlegają księgowaniu w kolumnie 10. podatkowej księgi przychodów i rozchodów jako towary, materiały i surowce. Rozliczenie polega na precyzyjnym ustaleniu stanu aktywów i pasywów przedsiębiorstwa oraz wyjaśnieniu ewentualnych różnic pomiędzy stanem rzeczywistym a tym wynikającym z ewidencji księgowej.
W sprzedaży przez Internet remanent obejmuje np. dotychczas niesprzedane towary przechowywane w magazynie czy też materiały, których firma używa do pakowania produktów.
Inwentaryzacji podlegają:
- towary handlowe – np. produkty, które się nie sprzedały;
- materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze – np. służące do produkcji własnych wyrobów i/lub pakowania produktów (np. folie bąbelkowe, kartony, palety);
- półwyroby – np. produkty bez opakowań niezbędnych do ich sprzedaży;
- produkcja w toku – np. projekty przedmiotów handmade w fazie realizacji;
- wyroby gotowe – np. gotowe, oferowane w sklepie rękodzieło;
- braki i odpady – np. uszkodzone towary po zwrotach;
- towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu z natury poza zakładem podatnika;
- towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika.
Remanent wymaga ustalenia faktycznego stanu rzeczowych składników majątku, a następnie porównania go ze stanem księgowym, który wynika z ewidencji (np. z faktur, raportów kasowych, umów czy PZ-ów).
⚠️ W remanencie na koniec roku nie ujmuje się środków trwałych i wyposażenia czyli np. auta firmowego czy laptopów przekazanych pracownikom do wykonywania obowiązków.
Najważniejsze cele przeprowadzania inwentaryzacji
Do głównych celów inwentaryzacji należą:
- porównanie stanu ewidencyjnego z rzeczywistym,
- kontrola wiarygodności ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych,
- rozliczanie osób odpowiedzialnych za majątek firmy,
- przeciwdziałanie ewentualnym kradzieżom i oszustwom.
Podstawowe rodzaje inwentaryzacji
W zależności od typu majątku przedsiębiorstwa, wyróżnia się różne rodzaje inwentaryzacji. Do podstawowych należą:
- spis z natury,
- inwentaryzacja pośrednia uproszczona,
- potwierdzenie sald,
- metoda weryfikacji.
Spis z natury
W większości przypadków inwentaryzację przeprowadza się drogą spisu z natury *, który otwiera/zamyka KPiR za określony okres, a ponadto pozwala na:
- stwierdzenie nadwyżek i braków magazynowych;
- wycenę składników majątku przedsiębiorstwa;
- pomniejszenie (lub powiększenie) kosztów uzyskania przychodów o wartość ww. wyceny.
* można ją również przeprowadzić metodą uzgadniania sald czy weryfikacji
👉 Dowiedz się więcej na temat kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej.
Remanent na koniec roku
Remanent musisz wykonać obowiązkowo na koniec każdego roku obrotowego. Spis z natury z 31 grudnia posłuży Ci również 1 stycznia, dzięki czemu nie wykonasz podwójnej pracy.
⚠️ Do sporządzenia szczegółowego spisu z natury zobowiązani są wszyscy podatnicy rozliczający się w oparciu o KPiR. Dotyczy to również tych przedsiębiorców, którzy nie posiadają składników majątku podlegających inwentaryzacji. W takim przypadku sporządzają oni po prostu zerowy spis z natury.
Inne terminy obowiązkowej inwentaryzacji
Dodatkowo, remanent wykonuje się:
- w dniu rozpoczęcia działalności;
- w przypadku zmiany wspólnika;
- w przypadku zmiany proporcji udziałów wspólników;
- w przypadku likwidacji działalności.
Ponadto, spis z natury sporządza się:
- za okresy miesięczne;
- gdy naczelnik urzędu skarbowego zleca jego wykonanie.
Możesz też zrobić remanent w dowolnie wybranym momencie – np. po to, by zorientować się rzeczywistych stanach magazynowych swojego sklepu. Od jakiegoś czasu nie musisz zgłaszać chęci sporządzenia spisu do US!
Na czym polega inwentaryzacja? Jak przeprowadzić remanent?
Remanent przeprowadza się w minimum dwie osoby. Jeśli prowadzisz działalność w pojedynkę, powinieneś poprosić kogoś o pomoc – może to być np. członek rodziny, partner czy przyjaciel.
Pamiętaj, że spis z natury powinno się sporządzać w fizycznym kontakcie z towarami i surowcami podlegającymi inwentaryzacji. Sprawdzony ma być bowiem ich stan faktyczny, nie zaś domniemany.
Jak przeprowadzić inwentaryzację?
- Opisz składniki majątku podlegające inwentaryzacji (np. towary na magazynie).
- Zweryfikuj i zapisz ich ilość wraz z jednostkami miar (np. 5 kg, 3 sztuki).
- Umieść ww. informacje wraz z numerami pozycji w spisie.
- Ustal ceny w PLN za wybrane wcześniej jednostki miar.
- Pomnóż ceny jednostkowe przez liczbę towarów.
- Uzupełnij spis z natury o niezbędne elementy.
Spis z natury – co powinien zawierać?
Poza ww. informacjami, spis z natury musi zawierać:
- nazwę firmy oraz imię i nazwisko właściciela;
- datę sporządzenia dokumentu;
- klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”;
- podpisy osób odpowiedzialnych za sporządzenie spisu;
- podpis właściciela firmy (i wszystkich wspólników).
Zgodny z przepisami spis wykonasz w oparciu o wzór z Internetu. Wygenerujesz go też w programie księgowym lub magazynowym, jeśli z niego korzystasz.
Sky-Shop posiada gotowe integracje z różnymi systemami księgowymi i ERP, w tym: wFirma, SubiektGT, WF-MAG, Comarch czy E-merge. Sprawdź integracje.
Wycena składników majątku
Niewielkie kłopoty może sprawić Ci kwestia wyceny składników majątku. Warto przy tym rozwiać kilka wątpliwości:
- Płatnicy VAT wyceniają towary i materiały w ujęciu netto, natomiast osoby korzystające ze zwolnienia z podatku i pozostali „nievatowcy” stosują ceny w ujęciu brutto.
- Przez cenę jednostkową rozumie się całkowity koszt nabycia towaru – wraz z dostawą, jeśli została udokumentowana np. fakturą od kuriera.
- Towary obce znajdujące się w firmie podatnika nie podlegają wycenie – wystarczy je wyszczególnić w spisie.
Metody inwentaryzacji – podsumowanie
Inwentaryzacja to nic innego jak ustalenie faktycznego stanu majątku firmy. Obejmuje on w tym przypadku wszystkie towary handlowe oraz materiały podstawowe i pomocnicze. Obowiązkiem wykonania takiego spisu (przynajmniej raz w ciągu roku podatkowego) objęci są podatnicy rozliczający się w oparciu o KPiR. Szczegółowe regulacje dotyczące inwentaryzacji można znaleźć w:
- Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
- Ustawie o rachunkowości.
Wykonanie remanentu nie jest szczególnie trudnym zadaniem. Proces ten polega na weryfikacji faktycznego majątku firmy i przedstawieniu go w zgodnej z przepisami formie. Spis z natury mnożna sporządzić w oparciu o wzór lub pobrać z jednego z programów magazynowo-księgowych.
Platforma e-commerce Sky-Shop współpracuje z wieloma programami tego typu. Posiada też szeroki wachlarz innych funkcji ułatwiających handel w sieci. Przetestuj Sky-Shop bezpłatnie – w ciągu 14 dni możesz sprawdzić wszystkie funkcje platformy!