Co powinna zawierać umowa dropshippingu?

Jednym z najważniejszych kroków przy rozpoczynaniu sprzedaży w dropshippingu jest zawarcie odpowiedniej umowy z hurtownią. Zabezpieczy ona Twoje interesy i ureguluje warunki współpracy, co zapobiegnie ewentualnym nieporozumieniom w przyszłości. 

Dowiedz się, co musi się znaleźć w treści umowy dropshippingowej i jak ją stworzyć.

Co to jest umowa dropshippingu?

Umowa dropshippingu to dokument regulujący zasady współpracy między Tobą (sprzedawcą) a hurtownią (dostawcą). Powinny się w niej znaleźć przede wszystkim zapisy o prawach i obowiązkach obu stron, a także informacje dotyczące procesu realizacji zamówienia i szczegóły związane z rozliczeniami.

Przypomnijmy, że w modelu dropshipping to w końcu hurtownia przejmuje proces wysyłki i magazynowania towaru, a Ty zajmujesz się pozyskiwaniem klientów i przyjmowaniem zamówień. Dzięki temu ograniczasz koszty, a jednocześnie możesz skupić się na marketingu oraz budowaniu relacji z klientami.

Aby cały ten system działał sprawnie, warto szczegółowo omówić wszystkie jego aspekty – i zawrzeć je właśnie w umowie.

👉 Dowiedz się więcej na temat tego, co to jest dropshipping i jakie daje korzyści.

Co powinna zawierać umowa z hurtownią dropshipping?

Dobra umowa dropshippingu to klucz do stabilnej i bezpiecznej współpracy – dla obu stron. Poniżej znajdziesz najważniejsze elementy, które powinny się w niej znaleźć:

1. Zakres współpracy

Jeden z najważniejszych elementów umowy to rozgraniczenie obowiązków i jasne określenie, jaka jest rola sprzedawcy, a jaka hurtowni dropshippingowej w danym przypadku.  

Określ dokładnie:

• jakie produkty będą dostarczane,
• na jakich zasadach,
• kto odpowiada za poszczególne etapy realizacji zamówienia (pakowanie, wysyłka, obsługa zwrotów).

Jasno opisz obowiązki każdej ze stron – to zapobiegnie nieporozumieniom w przyszłości.

2. Termin i sposób dostawy produktów

Prowadząc sprzedaż w dropshippingu, nie masz fizycznego kontaktu z produktami. Nie masz także kontroli nad pracą magazynu. Musisz więc w aspektach związanych z nienagannym pakowaniem czy szybką wysyłką zaufać hurtowni. A to zaufanie najlepiej poprzeć konkretnymi zapisami w umowie.

Jasno określ maksymalny czas wysyłki, którego hurtownia zobowiązuje się dotrzymać. Może to być np. 48 godzin od momentu otrzymania informacji o złożeniu zamówienia przez klienta. 

Pamiętaj, że klienci bardzo często kierują się czasem realizacji zamówienia przy dokonywaniu wyboru sklepu czy sprzedawcy. Zdecydowanie warto go więc podawać – a wcześniej ustalić i zapisać w umowie dropshippingowej.

Możesz tam zawrzeć także informacje na temat firm kurierskich, które będą realizować usługę dostawy produktów do klienta.

3. Ustalenie zasad odpowiedzialności

W umowie warto także sprecyzować, kto jest odpowiedzialny za jakość produktów, zgodność towaru z opisem oraz ewentualne szkody podczas transportu. Umowa powinna określać, w jakich przypadkach odpowiedzialność leży po stronie hurtowni, a w jakich po stronie sprzedawcy.

Pozwoli to uniknąć sytuacji, w których obowiązek naprawienia szkody lub zwrotu kosztów jest niejasny, co w efekcie może rodzić konflikty.

Pamiętaj, że wobec klienta to Ty, jako sprzedawca, odpowiadasz za ewentualne pomyłki czy niedogodności. Możesz jednak dać sobie prawo do złożenia reklamacji w hurtowni – co umożliwi Ci dobrze skonstruowana umowa. Dzięki temu unikniesz np. ryzyka wymiany towaru na swój koszt.

4. Określenie sposobu synchronizacji stanów magazynowych

Brak odpowiedniej integracji może prowadzić do tego, że klient kupi produkt, którego dostawca nie ma już na stanie.

Umowa powinna określać sposób aktualizacji stanów magazynowych (np. automatycznie, co 6 godzin), a także wykorzystywaną technologię, która zapewni dokładność i aktualność danych.

Przykładem oprogramowania, które integruje hurtownie ze sprzedawcami jest Sky-Shop. Dzięki niemu możesz automatycznie pobrać produkty od dostawcy i cieszyć się wygodną, automatyczną aktualizacją stanów magazynowych – nawet do 12 razy na dobę. 

5. Polityka zwrotów i reklamacji

Na początku współpracy ustal, jakie są zasady reklamacji i zwrotów, a także kto ponosi koszty związane z tym koszty. Doprecyzuj, czy wybrana przez Ciebie hurtownia przyjmuje zwroty od klientów końcowych, a także na jakich warunkach możesz zwrócić towar, który klient odesłał.

W większości przypadków hurtownie dropshipping odmawiają przyjmowania zwrotów. Istnieją jednak wyjątki, a zawsze można też negocjować i uzyskać pewne ułatwienia w tym zakresie.

Np. niektórzy dostawcy oferują możliwość zwrotu towaru do hurtowni i wysłanie go do kolejnej osoby, która zakupi go w Twoim sklepie. W takim modelu najczęściej gotówka nie zostaje zwrócona na Twoje konto. Hurtownia zatrzymuje określoną kwotę na poczet przyszłych zamówień.

A co z reklamacjami? Zdecydowana większość hurtowni bez żadnych problemów je rozpatruje. 

Wszystkie ustalenia należy szczegółowo opisać w umowie.

Pamiętaj jednak, że to Ty jako sprzedawca zawsze odpowiadasz przed klientem za odpowiedni przebieg procedury odstąpienia od umowy czy procesu reklamacyjnego.

Dowiedz się więcej na temat zwrotów w dropshippingu 👇

6. Określenie ewentualnych usług dodatkowych

W umowie dropshippingu warto też uwzględnić dodatkowe i opisać usługi, które hurtownia może świadczyć na rzecz Twojego sklepu. Może to być np. personalizacja opakowań, pakowanie prezentowe czy wstawianie materiałów reklamowych do paczek.

Umowa powinna jasno określać, jakie dodatkowe usługi są dostępne oraz jakie są ich koszty i warunki realizacji.

Jeżeli nie ma takich opcji, możesz pominąć ten punkt.

7. Zasady rozwiązania umowy

Każda współpraca się kiedyś kończy. Umowa dropshippingowa powinna precyzować zasady jej rozwiązania.

Oto kluczowe elementy, które powinna obejmować umowa w tym zakresie:

• Okres wypowiedzenia. Określ, ile czasu potrzeba na wypowiedzenie umowy (np. 30 dni) oraz czy istnieją szczególne warunki wymagane do zakończenia współpracy. Ustalony okres wypowiedzenia daje czas na zorganizowanie formalności i zakończenie współpracy w uporządkowany sposób.
• Przyczyny rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Zaznacz, w jakich sytuacjach umowa może być rozwiązana natychmiast. Może tak być np. w przypadku rażącego naruszenia warunków umowy (brak realizacji zamówień czy rażące opóźnienia w tym zakresie, częste problemy z jakością produktów czy zaleganie z płatnościami).
• Procedury po rozwiązaniu umowy. Umowa powinna zawierać zapis o procedurach po jej rozwiązaniu – np. co dzieje się z danymi klientów, które były przetwarzane w ramach współpracy, a także jakie kroki należy podjąć w celu rozliczenia pozostałych zobowiązań finansowych i towarowych.
• Ewentualne kary umowne za przedwczesne zerwanie współpracy. Jeśli którakolwiek ze stron zrywa umowę bez uzasadnienia lub z naruszeniem ustalonych zasad, umowa może przewidywać kary umowne. Dzięki temu obie strony są zabezpieczone przed nagłymi i nieuzasadnionymi przerwami w współpracy, które mogą wpłynąć na stabilność biznesu.

👉 Przeczytaj także kompleksowy poradnik dotyczący prawa w dropshippingu. 

Umowa dropshippingowa a RODO

Hurtownia dropshippingowa jest podmiotem przetwarzającym dane osobowe (w końcu odpowiada za wysyłkę produktów do klientów), co wiąże się z koniecznością spełnienia określonych wymogów. Dlatego powinieneś zawrzeć z nią umowę dotyczącą przetwarzania owych danych. Może być ona załącznikiem do Waszej podstawowej umowy dropshippingowej.

Umowa przetwarzania danych osobowych powinna zawierać:

• rodzaj przekazywanych danych osobowych (będą to z całą pewnością dane teleadresowe, a być może także inne),
• kategorie osób, których dane dotyczą (możesz zaznaczyć, że powierzenie dotyczy danych klientów Twojego sklepu, składających w nim zamówienie),
• zobowiązanie hurtowni do przetwarzania danych wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie,
• obowiązek stosowania przez hurtownię odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, tak, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych. 

👉 Dowiedz się więcej o RODO w e-commerce.

Dodatkowe kwestie, o których warto pamiętać

Na umowę dropshippingu warto patrzeć nie jak na formalność, ale jak na narzędzie zarządzania ryzykiem – prawnym i operacyjnym. Z jakimi kwestiami należy się liczyć w tym kontekście?

Brak regulacji ustawowych odnośnie dropshippingu

W polskim prawie nie istnieje osobna ustawa regulująca model dropshippingu. Umowa między Tobą a hurtownią opiera się na ogólnych przepisach prawa cywilnego.

Z jednej strony daje to dużą swobodę w ustalaniu warunków współpracy. Z drugiej – oznacza, że wszystko, czego nie zapiszesz w umowie, może stać się źródłem sporu.

Wniosek? Im bardziej precyzyjne zapisy, tym mniejsze pole do interpretacji. A to przekłada się na spokojniejszą współpracę i mniej nieporozumień w przyszłości.

Powiązanie umowy dropshippingu z regulaminem sklepu

Umowa z hurtownią nie funkcjonuje w oderwaniu od Twojego sklepu. Jej zapisy mają bezpośredni wpływ na regulamin sprzedaży i politykę prywatności.

Klient końcowy ma prawo wiedzieć:

• kto realizuje wysyłkę towaru,
• na jakich zasadach działają zwroty i reklamacje,
• kto przetwarza jego dane osobowe w procesie realizacji zamówienia.

Jeżeli umowa z hurtownią i regulamin sklepu są ze sobą niespójne, narażasz się na problemy prawne i wizerunkowe. Dlatego oba dokumenty powinny być tworzone równolegle i wzajemnie się uzupełniać.

Regulamin dropshippingu – rozwiązanie dla hurtowni internetowych

Dla hurtowni, które chcą udostępnić swoje produkty w modelu dropshipping, stworzenie uniwersalnego regulaminu dropshippingu może okazać się strzałem w dziesiątkę.

Taki regulamin precyzyjnie określa zasady współpracy z partnerami, którzy sprzedają produkty hurtowni bez magazynowania ich u siebie. Taki dokument może zawierać standardowe postanowienia dotyczące cen, dostaw, polityki zwrotów, a także przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO.

Pozwala on zminimalizować ryzyko nieporozumień i zapewnia przejrzystość współpracy, co ułatwia zarządzanie sprzedażą i wzmacnia zaufanie między hurtownią a partnerami. Eliminuje także konieczność każdorazowego tworzenia umowy od zera i przyspiesza rozpoczęcie współpracy.

—

Przeczytaj także poradnik: Dropshipping – jak zacząć? lub wysłuchaj filmu:

By zacząć dropshipping, musisz też wybrać oprogramowanie, które umożliwi Ci jego wygodne i zautomatyzowane prowadzenie. Jest nim Sky-Shop. Wszystkie funkcje platformy możesz testować bezpłatnie przez 14 dni – zacznij już teraz!