Regulamin sklepu internetowego + RODO

Katarzyna Kwartnik
Otwieram i prowadzę sklep internetowy

Każda transakcja między Tobą a kupującym to umowa sprzedaży. Dobrze napisany regulamin sklepu internetowego da Ci pewność, że zawsze będzie ona korzystna. Dokument będzie też swoistym zabezpieczeniem dla obu stron przy zawarciu umowy sprzedaży. Jego stworzenie wymaga jednak sporej dawki wiedzy z zakresu obowiązujących przepisów.

Co musi się znaleźć w regulaminie e-sklepu? Kiedy pisać go samodzielnie, a kiedy powierzyć to zadanie specjalistom?

  • Każdy sklep internetowy powinien posiadać regulamin, który powinien znajdywać się w miejscu dobrze widocznym dla użytkowników.
  • W treści regulaminu musi się znaleźć szereg kwestii, porządkujących zasady realizacji zamówień i informujących o prawach konsumenta.
  • Tworząc regulamin sklepu internetowego, musisz pamiętać także o kwestiach wynikających z RODO.
  • Jeżeli nie masz pewności, że świetnie znasz aktualne przepisy, najlepiej będzie powierzyć stworzenie regulaminu prawnikom.

Spis treści

  1. Charakterystyka regulaminu sklepu internetowego
  2. Czy regulamin sklepu internetowego jest obowiązkowy?
  3. Co powinien zawierać regulamin sklepu internetowego?
  4. Klauzule niedozwolone w regulaminie sklepu internetowego
    1. Co grozi za używanie klauzul niedozwolonych w regulaminie?
    2. Lista przykładowych klauzul niedozwolonych
  5. Ile kosztuje regulamin sklepu internetowego?
  6. Gdzie kupić regulamin sklepu internetowego?
  7. Czy można skopiować regulamin sklepu internetowego?
  8. Czy można zmienić regulamin sklepu w dowolnym momencie?

Charakterystyka regulaminu sklepu internetowego


Regulamin sklepu internetowego to zbiór zasad, dotyczących sprzedaży na konkretnej stronie www. Muszą się tam znaleźć wszystkie informacje o jej warunkach, a także prawach przysługujących klientom owego sklepu.

Tworząc taki dokument, musisz zdawać sobie sprawę, prowadzenie sklepu internetowego to nie tylko sprzedaż, ale także świadczenie usług drogą elektroniczną. Wysyłasz w końcu newslettery, umożliwiasz klientom zakładanie kont czy dzielenie się opiniami – w świetle polskiego prawa są to usługi, które muszą zostać opisane w regulaminie.

Pamiętaj, że brak regulaminu w sklepie internetowym może potraktowany jako naruszanie zbiorowych interesów konsumentów, za co grozi kara pieniężna.

Czy regulamin sklepu internetowego jest obowiązkowy?


Teoretycznie nie. Konieczne jest jednak posiadanie regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną – a sprzedaż internetowa się do nich zalicza.

Sklepy internetowe jednak nie tylko z tego względu decydują się na jego posiadanie. Dobry regulamin sklepu internetowego to gwarancja bezpiecznego przebiegu transakcji – zarówno dla Ciebie, jak i klienta. Co więcej, w dobie rosnącej świadomości konsumenckiej, wiele osób może zrezygnować z zakupów w Twoim sklepie, jeśli nie będzie miało okazji zapoznać się z jego regulaminem.

Treść regulaminu sklepu internetowego

Nie ma jednoznacznych regulacji, określających, jak napisać regulamin sklepu internetowego i co powinno się w takim dokumencie znaleźć. Na jego obowiązkowe elementy wskazuje kilka aktów prawnych: ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów, ustawa o prawach konsumenta, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz odpowiednie rozporządzenia i akty prawa unijnego (np. RODO).

Co powinien zawierać regulamin sklepu internetowego?

1. Wstęp/Postanowienia ogólne

W tym miejscu powinny się znaleźć informacje o tym, kto jest sprzedawcą i do kogo kierowany jest regulamin. Podaj więc dane swojej firmy, a jeśli prowadzisz sklep w ramach działalności nierejestrowanej, umieść w tym miejscu dane osobowe.

2. Definicje

W regulaminie sklepu należy wyjaśnić podstawowe pojęcia, używane w dokumencie. Chodzi o takie terminy jak: regulamin, klient, sklep, towar, zamówienie. Co dokładnie oznaczają one w przypadku Twojego biznesu?

3. Opis sprzedawanych produktów lub świadczonych usług

Powinna być to tylko krótka, ogólna charakterystyka, której nie należy mylić z opisem produktów w sklepie internetowym.

4. Zasady korzystania ze sklepu internetowego

W tym punkcie musisz zawrzeć informacje dotyczące:

  • obowiązku/braku obowiązku rejestracji, aby sfinalizować zakup,
  • procesu składania zamówienia – warto w tym miejscu wspomnieć także o możliwości złożenia zamówienia telefonicznie, jeśli taka istnieje,
  • zgody kupującego na przesyłanie drogą elektroniczną informacji dotyczących realizacji zamówienia,
  • czasu realizacji zamówienia.

5. Informacja o metodach płatności w sklepie internetowym

Sprecyzuj, z jakich form płatności mogą korzystać Twoi klienci. Mogą być to na przykład: tradycyjne przelewy bankowe, płatności za pobraniem czy szybkie przelewy internetowe.

6. Informacje o kosztach i sposobach dostawy towaru w sklepie internetowym

Poinformuj:

  • z jakich sposobów wysyłki mogą korzystać klienci (firma kurierska, Poczta Polska, Paczkomaty, wysyłka ekspresowa),
  • na jakich obszarach możliwa jest wysyłka towarów (np. na terenie Rzeczpospolitej Polskiej czy województwa małopolskiego),
  • jakie są koszty wysyłki,
  • kto je pokrywa,
  • na jakich warunkach klienci mogą korzystać z darmowej dostawy (jeśli istnieje taka możliwość).

7. Polityka zwrotów w sklepie internetowym

Klient powinien znaleźć w tym miejscu informacje dotyczące:

  • okresu, w którym może zwrócić towar bez podania przyczyny (ustawowo jest to 14 dni),
  • jak powinien postępować w przypadku chęci dokonania zwrotu (np. przesłać formularz zwrotu wraz z produktem na podany adres),
  • jak powinien być zapakowany zwracany towar,
  • kto pokrywa koszty przesyłki,
  • w jakim terminie i za pośrednictwem jakiego kanału klient może się spodziewać zwrotu pieniędzy.

8. Wzór formularza odstąpienia od umowy

Aby ułatwić swoim klientom proces zwrotu towaru, możesz dołączyć do regulaminu wzór formularza odstąpienia od umowy. Nie jest to obowiązkowe, jednak jeśli zdecydujesz się na dodanie takiego załącznika, pamiętaj, aby skonsultować jego treść z prawnikiem.

9. Informacje o możliwości reklamacji i jej warunkach

Poinformuj:

  • w jakich sytuacjach klient może skorzystać z prawa do reklamacji (gdy zakupiony produkt jest niezgodny z umową lub posiada wady fizyczne),
  • na jakiej podstawie prawnej (ustawa z dnia 27 lipca 2002 r. o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej oraz o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. Nr 141, poz. 1176 z późn. zm.)),
  • w jaki sposób ma to zrobić (np. za pomocą formularza dostępnego na stronie),
  • w jakim czasie będzie rozpatrzona reklamacja.

10. Regulacje o ochronie danych osobowych (RODO)

Przy każdym zakupie w sklepie internetowym klienci podają swoje dane. W regulaminie powinny się więc znaleźć zapisy związane z ich przetwarzaniem, by dopełnić obowiązki wynikające z RODO.

Jakie kwestie związane z RODO trzeba zatem uwzględnić w regulaminie sklepu internetowego? Powinny to być następujące informacje:

  • informacja o tym, kto jest administratorem danych osobowych,
  • informacja, w jakim zakresie przetwarzane są dane,
  • informacja o tym, jaki jest cel przetwarzania danych,
  • informacja o tym, komu udostępniane są dane,
  • informacja na temat okresu, przez który przetwarzane są dane,
  • informacja na temat ewentualnych zabezpieczeń mających ograniczyć ryzyko wycieku danych,
  • informacja o prawach przysługujących klientom wynikających z RODO (prawo dostępu do danych, prawo do bycia zapomnianym, przewo do przenoszenia danych).

Ponownie podkreślimy jednak, że treść regulaminu, również w kontekście RODO, najlepiej uzgodnić z prawnikiem.

👉 Dowiedz się więcej: RODO w sklepie internetowym

11. Postanowienia końcowe

W tym miejscu zwykle umieszcza się informację, że:

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu Cywilnego oraz przepisy Ustawy o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej oraz zmianie Kodeksu cywilnego z dnia 18 lipca 2002 roku (Dz. U. 2001 Nr 144 poz. 1204) przepisy ustawy o prawach konsumenta z dnia 30 maja 2014 r. (Dz.U. 2014 r. poz. 827 ze zm.); oraz inne właściwe przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

Warto dodać również wzmiankę o tym, gdzie można znaleźć aktualną wersję regulaminu (np. na stronie internetowej sklepu).

12. Polityka prywatności (polityka cookies)

Polityka prywatności to osobny dokument, który nie musi być zawarty w regulaminie sklepu internetowego. Po wprowadzeniu RODO słyszał o nim na pewno każdy przedsiębiorca. Najważniejsze kwestie, które powinny się tam znaleźć, to informacja o celu i sposobie przetwarzania danych osobowych oraz plików cookies. Pamiętaj, że umieszczenie na stronie polityki prywatności to najłatwiejszy sposób na spełnienie obowiązku informacyjnego wobec swoich klientów.

Na skróty

Załóż własny sklep internetowy - szybko i wygodnie!

  • Postaw na sklep internetowy z supportem w Sky-Shop.pl.
  • Sprzedawaj na Allegro, Facebooku i w innych kanałach sprzedaży.
  • Obsługuj całą sprzedaż z jednego, wygodnego panelu administracyjnego.
  • Testuj przez 14 dni za darmo - bez zobowiązań!
Załóż sklep testowy już teraz tak jak ponad 35 000 innych osób!

Klauzule niedozwolone w regulaminie sklepu internetowego


Klauzula niedozwolona to zapis, który jest niezgodny z dobrymi obyczajami lub prawem konsumenckim. W przypadku sklepów internetowych są to najczęściej ograniczenia w zakresie zwrotów czy reklamacji towarów.

To najdokładniejsza charakterystyka, jaką możemy przytoczyć – nie ma bowiem nigdzie wykazu owych przewinień, istnieje jedynie rejestr, który jest stale uzupełniany. Pamiętaj jednak, że jeśli nie znajdziesz w nim podobnego zapisu, jak w Twoim regulaminie, nie możesz mieć 100% pewności, że jest on dozwolony. Najlepiej więc konsultować takie kwestie z prawnikiem.

Rejestr klauzul niedozwolonych prowadzony przez UOKiK znajdziesz tutaj.

Co grozi za używanie klauzul niedozwolonych w regulaminie?


Użycie klauzul niedozwolonych w regulaminie sklepu internetowego może mieć przykre, finansowe konsekwencje. Musisz się liczyć z możliwością kontroli z dwóch stron:

  • Przeprowadzonej przez Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, który może nałożyć na Ciebie karę w wysokości 1000-1500 złotych.
  • Przeprowadzonej przez UOKiK (Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów). Wykrycie nieprawidłowości w tym wypadku może skutkować nałożeniem kary pieniężnej wynoszącej nawet 10% przychodów uzyskanych w poprzednim roku rozliczeniowym.

Lista przykładowych klauzul niedozwolonych


Oto kilka przykładów klauzul niedozwolonych:

  • Koszty przesyłki nie są zwracane.
  • Zwrot towaru możliwy jest do 3 dni roboczych od daty zakupu (i każdej krótszej od ustawowych 14 dni).
  • Ewentualne reklamacje powstałe w czasie użytkowania po zamontowaniu produktu należy kierować bezpośrednio do producenta.
  • Podstawą przyjęcia reklamacji jest dowód zakupu towaru (paragon fiskalny lub faktura VAT)
  • Różnice między rzeczywistym wyglądem produktu, a jego zdjęciem na stronie internetowej nie mogą być podstawą reklamacji i zwrotu zakupionego towaru.

Ile kosztuje regulamin sklepu internetowego?


Koszt napisania regulaminu sklepu internetowego oczywiście zależy od tego, czy dysponujesz aktualną wiedzą w zakresie prawa. Jeśli tak nie jest lub zwyczajnie nie masz czasu na tworzenie obszernego dokumentu, znacznie korzystniej będzie powierzyć to zadanie specjalistom.

👉 Skorzystaj z kreatora regulaminu internetowego

Nie jest to duży koszt – jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z usług naszych partnerów, zapłacisz jedynie 189 zł za prawidłowo, zgodnie z RODO i przejrzyście napisany regulamin sklepu internetowego.

Gdzie kupić regulamin sklepu internetowego?


Wiele firm prawniczych czy prawników oferuje regulaminy sklepów internetowych. Ich kupno jest bardzo dobrą decyzją – będziesz mieć dzięki temu pewność, że w regulaminie zawarte są wszystkie niezbędne informacje, zabezpieczające Ciebie i kupującego, a także, że nie ma w nim klauzul niedozwolonych.

👉 Dla klientów Sky-Shop firma Legal Geek przygotowała specjalną ofertę – 10% rabatu na regulamin sklepu internetowego.

Czy można skopiować regulamin sklepu internetowego?


Kopiowanie regulaminu sklepu internetowego to działanie nielegalne, które narusza prawa autorskie. Za takie działanie grożą konsekwencje prawne – zwykle są to kary pieniężne.

Warto mieć również na uwadze, że regulamin sklepu internetowego powinien być dostosowany do Twojej oferty i zasad panujących w Twoim sklepie – również dlatego nie warto korzystać z cudzych rozwiązań.

Czy można zmienić regulamin sklepu w dowolnym momencie?


Treść regulaminu sklepu internetowego można zmieniać w uzasadnionych przypadkach. Będą to na przykład sytuacje wywołane zmianami w prawie czy zmianą danych firmy.

Pamiętaj, że każda zmiana regulaminu musi mieć przyczynę i nie może naruszać interesu klienta.

Bardzo ważne jest również informowanie klientów o wdrożonych zmianach. Warto rozesłać im maile lub wykorzystać do tego celu baner na stronie głównej sklepu. Miej na uwadze, że wszyscy klienci muszą mieć możliwość zapoznania się ze zmianami.

Podsumowanie

Jeszcze raz to podkreślimy – regulamin sklepu internetowego to bardzo ważny dokument zarówno dla Ciebie, jak i Twoich klientów. Jego niezgodna z prawem treść może skutkować utratą zaufania konsumentów, a w jeszcze gorszym wypadku karą finansową.

Szczerze radzimy więc, by podejść do tego zagadnienia poważnie i w razie potrzeby zwrócić się o pomoc do specjalistów.

4.75 avg. rating (94% score) - 20 votes 5
Katarzyna Kwartnik
Content Marketing Specialist

Powiązane posty

Co to jest start-up?

Wypróbuj platformę Sky-Shop bezpłatnie.

Przez 14 dni bez zobowiązań z pełną funkcjonalnością platformy.