Jak napisać regulamin sklepu internetowego w 2026?

Regulamin sklepu internetowego to dokument, który jasno określa zasady działania Twojego sklepu. Informuje klientów o warunkach sprzedaży, prawach konsumenta, procesie realizacji zamówień, zwrotach i reklamacjach.

Regulamin jest więc niezbędny – zarówno z punktu widzenia prawa, jak i ochrony Twoich interesów. Jego brak może zostać potraktowany jako naruszenie zbiorowych interesów konsumentów, co może skutkować karą finansową nałożoną przez UOKiK.

Co powinien zawierać regulamin sklepu internetowego?

Na obowiązkowe elementy regulaminu sklepu wskazuje kilka aktów prawnych – ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów, ustawa o prawach konsumenta, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz odpowiednie rozporządzenia i akty prawa unijnego (np. RODO).

Oto lista najważniejszych zapisów w regulaminie sklepu internetowego:

1. Dane sprzedawcy 

Regulamin powinien jasno wskazywać:

• pełną nazwę firmy,
• adres siedziby,
• NIP,
• REGON (opcjonalnie),
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane rejestrowe (CEIDG lub KRS).

Przykładowy zapis:

Sprzedawcą i administratorem sklepu internetowego jest XYZ Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Przykładowej 1, 00-000 Warszawa, wpisana do KRS pod numerem 0000000000, NIP: 0000000000, REGON: 000000000.

2. Podstawy prawne

Wskaż, że regulamin opiera się na konkretnych ustawach, czyli:

• ustawa o prawach konsumenta,
• ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
• Kodeks cywilny,
• RODO.

3. Zakres i warunki świadczenia usług drogą elektroniczną

Jeśli klient zakłada konto, zapisuje się do newslettera lub korzysta z formularza kontaktowego – świadczysz usługi elektroniczne. Musisz opisać, na jakich zasadach to się odbywa.

Przykładowy zapis:

Usługi świadczone drogą elektroniczną obejmują prowadzenie konta klienta, formularz kontaktowy oraz newsletter.

W tej sekcji warto opisać również:

• wymagania techniczne,
• zasady bezpieczeństwa,
• możliwość usunięcia konta.

Przykład:

Do korzystania ze sklepu wymagane jest urządzenie z dostępem do internetu oraz aktualna wersja przeglądarki internetowej.

4. Konto klienta i rejestracja (jeżeli dajesz taką możliwość)

Warto określić:

• czy założenie konta jest obowiązkowe,
• jakie dane podaje klient przy rejestracji,
• jakie funkcje daje konto,
• czy klient może złożyć zamówienie bez konta,
• kiedy konto może zostać zablokowane lub usunięte przez sprzedawcę,
• jak klient może samodzielnie usunąć konto.

Przykładowy zapis:

Założenie konta w sklepie jest dobrowolne i nie jest wymagane do złożenia zamówienia. W celu utworzenia konta klient podaje dane wskazane w formularzu rejestracyjnym, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail oraz hasło. Konto umożliwia m.in. podgląd historii zamówień, szybsze składanie kolejnych zamówień oraz zarządzanie danymi podanymi podczas rejestracji.

Klient może w każdej chwili zrezygnować z konta i zażądać jego usunięcia, kontaktując się ze sprzedawcą drogą mailową. Sprzedawca może zablokować lub usunąć konto klienta w przypadku naruszenia regulaminu, podania nieprawdziwych danych, podejmowania działań naruszających bezpieczeństwo sklepu lub korzystania z konta w sposób sprzeczny z prawem.

5. Zasady zawierania umowy sprzedaży

Uwzględnij następujące kwestie:

• Kiedy dokładnie dochodzi do zawarcia umowy?
• Jak wygląda proces zamówienia?
• Czy wymagasz rejestracji?
• Czy przyjmujesz zamówienia telefoniczne?

Przykładowy zapis:

Umowa sprzedaży zostaje zawarta w momencie otrzymania przez klienta wiadomości e-mail potwierdzającej przyjęcie zamówienia do realizacji.

Warto też wskazać:

• możliwość anulowania zamówienia,
• sytuacje, w których sprzedawca może odmówić realizacji.

6. Ceny produktów i promocje

Ta sekcja powinna zawierać informacje o tym:

• czy ceny zawierają podatek VAT,
• czy mogą się zmieniać,
• jak działają promocje,
• jak naliczane są rabaty.

Przykładowe zapisy:

Ceny widoczne w sklepie są cenami brutto i zawierają podatek VAT.

Promocje nie łączą się, chyba że regulamin promocji stanowi inaczej.

7. Sposoby i terminy płatności

Poinformuj:

• jakie formy płatności akceptujesz (np. szybki przelew, BLIK, za pobraniem)
• i w jakim terminie klient musi dokonać zapłaty.

Przykład:

Klient może skorzystać z płatności BLIK, przelewu tradycyjnego, szybkich płatności online oraz płatności za pobraniem.

W przypadku wyboru przelewu tradycyjnego klient ma 3 dni robocze od momentu złożenia zamówienia na dokonanie płatności.

8. Formy i koszty dostawy

Wymień dostępne metody dostawy, terminy realizacji, koszty oraz zasady darmowej wysyłki (jeśli obowiązuje).

Przykładowe zapisy:

Zamówienia realizowane są w terminie od 1 do 3 dni roboczych.

Dostawa realizowana jest za pośrednictwem InPost, DPD lub ORLEN Paczki.

9. Prawo odstąpienia od umowy i zwroty

Wskaż, że klient ma 14 dni na odstąpienie od umowy bez podania przyczyny.

Opisz procedurę zwrotu – co musi zrobić klient, kto ponosi koszty, w jakim terminie oddajesz pieniądze.

Przykładowy zapis:

Konsument ma prawo odstąpić od umowy w terminie 14 dni bez podania przyczyny.

Zwrot płatności nastąpi nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od umowy.

Warto wskazać wyjątki, np.:

• produkty personalizowane,
• treści cyfrowe,
• produkty higieniczne po otwarciu.

10. Reklamacje i odpowiedzialność sprzedawcy

Opisz, kiedy klient może złożyć reklamację, w jakiej formie, na jakiej podstawie (np. niezgodność towaru z umową) i w jakim terminie ją rozpatrujesz.

Przykładowy zapis:

Sprzedawca odpowiada za zgodność towaru z umową zgodnie z ustawą o prawach konsumenta.

Reklamacje rozpatrywane są w terminie 14 dni.

11. Ochrona danych osobowych (RODO)

Zamieść podstawowe informacje o przetwarzaniu danych – określ:

• kto jest administratorem,
• w jakim celu zbierasz dane,
• komu je przekazujesz,
• jakie prawa ma klient (prawo dostępu, usunięcia, sprostowania danych itd.).

Przykładowy zapis:

Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji zamówienia, obsługi konta klienta oraz kontaktu z klientem.

Dowiedz się więcej o RODO w sklepie internetowym.

12. Zastrzeżenia prawne i odpowiedzialność

To miejsce na informacje o ograniczeniach Twojej odpowiedzialności (np. za przerwy techniczne), zastrzeżeniach dotyczących treści czy praw autorskich.

Przykładowy zapis:

Sprzedawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w funkcjonowaniu sklepu wynikające z działania siły wyższej lub prac technicznych.

13. Informacje o możliwości pozasądowego rozwiązywania sporów

Trzeba wskazać dane kontaktowe właściwego organu ADR, np. Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej, do którego konsument może zwrócić się o pomoc w rozwiązaniu sporu. Dzięki temu kupujący wiedzą, że w razie problemów mogą skorzystać z bezpłatnej, polubownej procedury, bez konieczności kierowania sprawy do sądu.

Przykładowy zapis:

Konsument ma możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji oraz dochodzenia roszczeń. Konsument może w szczególności:

• zwrócić się o pomoc do właściwego Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej,
• skorzystać z mediacji lub sądu polubownego przy Inspekcji Handlowej,
• uzyskać bezpłatną pomoc miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów,
• skorzystać ze wsparcia Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Szczegółowe informacje dotyczące pozasądowych sposobów rozwiązywania sporów konsumenckich dostępne są na stronie internetowej Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów oraz na stronach Wojewódzkich Inspektoratów Inspekcji Handlowej.

14. Omnibus i GPSR w regulaminie sklepu internetowego

Dyrektywa Omnibus wprowadza obowiązek informowania o najniższej cenie danego produktu z ostatnich 30 dni przed promocją. To oznacza, że jeśli obniżasz cenę – musisz jasno pokazać, ile wynosiła wcześniej. Dotyczy to wszystkich promocji kierowanych do konsumentów. Taka informacja powinna być widoczna przy produkcie, ale warto też wspomnieć o niej w regulaminie, zwłaszcza w sekcji dotyczącej cen i promocji.

Z kolei rozporządzenie GPSR, które weszło w życie 13 grudnia 2024 roku, nakłada nowe obowiązki na sprzedawców oferujących produkty objęte normami bezpieczeństwa. Jeśli sprzedajesz np. zabawki, urządzenia elektroniczne, produkty dla dzieci lub gospodarstwa domowego – musisz zapewnić, że są one bezpieczne, posiadają odpowiednie oznaczenia i że poinformować konsumentów o zagrożeniach związanych z użytkowaniem. GPSR wymaga także, by dane kontaktowe producenta lub importera były jasno widoczne na stronie.

Przykładowy zapis:

Sprzedawca udostępnia dane producenta lub importera produktów objętych obowiązkiem bezpieczeństwa zgodnie z rozporządzeniem GPSR.

15.  Postanowienia końcowe i wersja regulaminu

Wskaż, gdzie można znaleźć aktualną wersję regulaminu, na jakim obszarze obowiązuje oraz na podstawie jakiego prawa został stworzony.

Przykładowy zapis:

Regulamin obowiązuje od dnia 1 stycznia 2026 roku.

16. Wzory formularzy (dobrowolnie)

Możesz dołączyć wzór formularza odstąpienia od umowy lub reklamacji – nie jest to obowiązek, ale klienci to docenią.

Dobre praktyki w pisaniu regulaminu sklepu internetowego

Poniżej znajdziesz praktyczne kroki, które pomogą Ci napisać regulamin od zera:

1. Zdefiniuj podstawowe informacje

Zacznij od danych firmy (lub swoich danych, jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną), rodzaju sprzedawanych produktów i tego, czy kierujesz ofertę do osób fizycznych (B2C), firm (B2B) czy obu tych grup.

2. Wypisz obowiązkowe elementy

Twój regulamin powinien zawierać m.in.:

• warunki sprzedaży i zawierania umowy,
• metody płatności i sposoby dostawy,
• politykę zwrotów (np. prawo odstąpienia od umowy w 14 dni),
• informacje o reklamacjach,
• zasady przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO.

3. Dopasuj regulamin do modelu sprzedaży

Sprzedajesz fizyczne produkty, działasz w dropshippingu, oferujesz pliki do pobrania albo subskrypcje? Każdy z tych modeli wymaga innych zapisów w regulaminie. Np.:

• w przypadku sprzedaży produktów cyfrowych trzeba zaznaczyć brak prawa odstąpienia od umowy (zwrotu) po pobraniu (chyba, że prowadzisz inną politykę w tym zakresie),
• w dropshippingu warto uregulować odpowiedzialność za realizację zamówienia i procedury reklamacyjne,
• w modelu subskrypcyjnym niezbędne są zapisy o automatycznym odnawianiu i zasadach rezygnacji z usługi.

4. Pisz jasno i konkretnie

Regulamin musi być zrozumiały – także dla osób, które nie znają języka prawniczego. Unikaj ogólników, nie komplikuj, nie zostawiaj luk czy pola do interpretacji. Przejrzysta struktura, proste sformułowania i konkretne informacje zwiększają zaufanie klientów i ograniczają ryzyko sporów.

5. Sprawdź dokument u prawnika

Jeśli nie masz pewności, czy Twój regulamin spełnia wymogi prawne, skorzystaj z pomocy specjalisty. Możesz też od razu zlecić jego realizację profesjonalistom – np. w ramach usługi Sky-Shop Regulaminy.

Czy można skopiować regulamin sklepu internetowego?

Kopiowanie regulaminu to działanie nielegalne, które narusza prawa autorskie. Za takie działanie grożą konsekwencje prawne – zwykle są to kary pieniężne.

Warto mieć również na uwadze, że dokument ten powinien być dostosowany do Twojej oferty i zasad panujących w Twoim sklepie – również dlatego nie warto korzystać z cudzych rozwiązań.

Czy regulamin sklepu internetowego jest obowiązkowy?

Tak, jeśli prowadzisz sklep internetowy, musisz mieć regulamin. Wymagają tego przepisy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Zgodnie z art. 8 wspomnianej ustawy, usługodawca ma obowiązek udostępnić regulamin jeszcze przed zawarciem umowy. Dokument powinien być łatwo dostępny, zrozumiały i zawierać m.in. informacje o procedurze zamówień, płatnościach, odstąpieniu od umowy czy reklamacjach.

Klauzule niedozwolone w regulaminie sklepu internetowego

Klauzula niedozwolona to zapis, który jest niezgodny z dobrymi obyczajami lub prawem konsumenckim. W przypadku sklepów internetowych są to najczęściej ograniczenia w zakresie zwrotów czy reklamacji towarów.

To najdokładniejsza charakterystyka, jaką możemy przytoczyć – nie ma bowiem nigdzie wykazu owych przewinień, istnieje jedynie rejestr, który jest stale uzupełniany. Pamiętaj jednak, że jeśli nie znajdziesz w nim podobnego zapisu, jak w Twoim regulaminie, nie możesz mieć 100% pewności, że jest on dozwolony. Najlepiej więc konsultować takie kwestie z prawnikiem.

Rejestr klauzul zakazanych prowadzony przez UOKiK znajdziesz tutaj.

Co grozi za używanie klauzul niedozwolonych w regulaminie?

Wprowadzenie do regulaminu sklepu internetowego klauzul niedozwolonych może wiązać się z poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. Przedsiębiorca musi liczyć się z możliwością kontroli na dwóch poziomach:

• Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) – w przypadku wykrycia niedozwolonych postanowień prezes UOKiK może nałożyć karę pieniężną sięgającą nawet 10% przychodów uzyskanych w poprzednim roku rozliczeniowym. Może też zobowiązać przedsiębiorcę do poinformowania konsumentów o decyzji i usunięcia klauzul z regulaminu.
• Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (SOKiK) – konsument lub organizacja konsumencka mogą wystąpić na drogę sądową. Postępowanie może skutkować dodatkowymi kosztami, które zwykle wynoszą około 1000–1500 zł za jedno postanowienie.

Jakich zapisów nie można umieszczać w regulaminie sklepu internetowego?

W regulaminach e‑sklepów wciąż pojawiają się zapisy, które naruszają prawa konsumentów. Oto kilka przykładów klauzul uznawanych za niedozwolone:

• Koszty przesyłki nie są zwracane przy odstąpieniu od umowy. Prawo przewiduje, że konsument ma prawo odzyskać koszt najtańszej oferowanej formy dostawy.
• Zwrot towaru możliwy jest tylko do 3 dni roboczych od zakupu. Takie ograniczenie skraca ustawowy termin 14 dni na odstąpienie od umowy.
• Reklamacje należy kierować bezpośrednio do producenta. Odpowiedzialność wobec konsumenta ponosi sprzedawca, a nie producent.
• Warunkiem przyjęcia reklamacji jest okazanie paragonu lub faktury. Konsument może udowodnić zakup w inny sposób, np. potwierdzeniem płatności.
• Różnice w wyglądzie produktu względem zdjęcia nie mogą być podstawą reklamacji ani zwrotu. Taki zapis narusza prawa konsumenta, jeśli produkt jest niezgodny z opisem lub zdjęciem w sklepie.

Ile kosztuje regulamin sklepu internetowego?

Jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z usług naszych partnerów, zapłacisz jedynie 359 zł za prawidłowo, zgodnie z RODO i przejrzyście napisany regulamin sklepu internetowego i inne dokumenty niezbędne w e-commerce.

Jeżeli sprzedajesz w dropshippingu, pakiet dokumentów możesz wykupić już za 295 zł rocznie.

Gdzie umieścić regulamin w sklepie?

Regulamin sklepu internetowego musi być łatwo dostępny. Oto, w jakich miejscach warto go umieścić:

• Stopka strony – link do regulaminu powinien być łatwo dostępny bez względu na to, jaką stronę aktualnie przegląda użytkownik.
• Strona koszyka i finalizacji zamówienia – przed zatwierdzeniem zakupu klient powinien móc zapoznać się z regulaminem i go zaakceptować.
• Formularz rejestracji konta (jeśli taki istnieje) – jeśli zakładanie konta wiąże się z akceptacją regulaminu, link do niego musi być podany przy checkboxie.
• Potwierdzenie zamówienia lub e-mail transakcyjny – warto dodać link do regulaminu także tutaj – to dobra praktyka, choć nie obowiązkowa.

Co ważne, samo opublikowanie regulaminu na stronie nie wystarczy. Klient musi mieć realną możliwość zapoznania się z nim przed zakupem – i wyraźnie go zaakceptować (np. zaznaczając odpowiedni checkbox).

Regulamin sklepu internetowego a działalność nierejestrowana

Sprzedaż bez firmy nie znosi obowiązujących względem kupujących przepisów. Właśnie dlatego jak najbardziej powinieneś umieścić w swoim sklepie regulamin, który zabezpieczy prawa Twoje i konsumentów.

Twój regulamin powinien zawierać te same elementy co w przypadku pełnej działalności, ale z jedną różnicą: zamiast danych firmy podajesz swoje dane osobowe – imię, nazwisko i adres zamieszkania.

Jeżeli zarejestrujesz działalność, będzie konieczne podanie danych firmowych.

👉 Dowiedz się więcej o sprzedaży internetowej w ramach działalności nierejestrowanej. 

Regulamin sklepu internetowego a dropshipping

To, że nie masz własnego magazynu, nie zwalnia Cię z obowiązku posiadania regulaminu sklepu.

Regulamin w dropshippingu wygląda podobnie jak w standardowym sklepie internetowym. To Ty jesteś sprzedawcą, więc ponosisz odpowiedzialność wobec klienta.

W regulaminie uwzględnij:

• swoje dane (firma, adres, NIP, CEIDG/KRS),
• prawo odstąpienia od umowy (14 dni),
• procedurę reklamacji i zwrotów,
• informację o pozasądowych metodach rozwiązywania sporów.

Jeśli zwroty mają być kierowane do hurtowni, wskaż jej adres w regulaminie – to obowiązek informacyjny. Nie musisz pisać, że działasz w dropshippingu. Ale wszystko, co obiecasz klientowi (czas dostawy, dostępność produktu), powinno być zgodne ze stanem rzeczywistym.

👉 Dowiedz się więcej: Prawo w dropshippingu