Koszty prowadzenia działalności gospodarczej w 2026 

Prowadzenie firmy wiąże się z pewnymi kosztami, choć samo jej założenie jest w wielu przypadkach darmowe.

Koszty możesz ograniczyć do minimum i wykorzystać je tak, by obniżały wysokość Twojego podatku. Dowiedz się, ile wynoszą koszty prowadzenia własnej działalności gospodarczej i co się na nie składa.

Ile kosztuje założenie jednoosobowej działalności gospodarczej?

Założenie JDG jest bezpłatne. Nie ponosisz absolutnie żadnych kosztów związanych z zarejestrowaniem firmy.

Wszystkie formalności załatwisz przez Internet – wystarczy jeden wniosek. Jeżeli chcesz, możesz też zarejestrować firmę w tradycyjny sposób, czyli w urzędzie.

👉 Dowiedz się więcej Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą.

Podatek dochodowy w działalności jednoosobowej

Jeżeli zarabiasz, musisz płacić podatki. W polskim systemie istnieje kilka metod rozliczania się z fiskusem, a więc – stawek podatku dochodowego.

Masz do wyboru następujące formy opodatkowania:

• Skalę podatkową (zasady ogólne), czyli podatek wynoszący 12% i 32% po przekroczeniu 120 000 złotych dochodu. Co ważne, wyższy podatek zapłacisz tylko od nadwyżki, czyli zarobków powyżej wspomnianego limitu. Wybierając tę formę rozliczenia, skorzystasz także z kwoty wolnej od podatku, która wynosi 30 tysięcy złotych.
• Podatek liniowy, który umożliwia opłacanie stałej stawki wynoszącej 19%. Nie skorzystasz jednak z kwoty wolnej od podatku czy przeróżnych ulg.
• Ryczałt – w tym przypadku stawki różnią się w zależności od charakteru Twojej działalności. Może to być np. 3%, 8%, 12% czy 15%. Musisz jednak liczyć się z tym, że rozliczając się w ramach ryczałtu, nie możesz uwzględniać kosztów, a więc obniżać w ten sposób wysokości podatku dochodowego.

Jednoosobowa działalność gospodarcza a VAT. Płacić czy skorzystać ze zwolnienia?

Zakładając działalność, będziesz musiał podjąć decyzję dotyczącą opłacania VAT-u. Jeżeli zarabiasz mniej niż 240 tysięcy złotych rocznie, nie masz bowiem obowiązku odprowadzać tego podatku.

W niektórych przypadkach jest to jednak opłacalne. Kiedy dokładnie? W dużym uproszczeniu – wtedy, kiedy Twoja firma generuje dużo kosztów.

Na zostaniu płatnikiem VAT nie stracisz. Płacą go bowiem osoby czy firmy, które kupują od Ciebie towary/usługi – Twoim zdaniem jest jedynie przekazanie podatku do urzędu skarbowego.

VAT, który wydajesz na zakupy, możesz odliczać od VAT-u należnego z tytułu sprzedaży. W praktyce oznacza to, że wydatki firmowe są dla Ciebie mniej obciążające.

Istnieje oczywiście także druga strona medalu. Dzięki zwolnieniu możesz oferować swoim klientom produkty czy usługi w niższych cenach niż Twoi konkurenci. Będzie to jednak miało dla nich znaczenie tylko wtedy, jeżeli sami nie są przedsiębiorcami i nie płacą tego podatku.

👉 Dowiedz się więcej o VAT w sprzedaży internetowej.

Składki ZUS

Jeżeli zakładasz nową firmę, możesz skorzystać z ulgi na start, czyli płacić dużo niższe składki ZUS. Na czym to polega?

• Przez pierwsze pół roku prowadzenia biznesu, będziesz opłacać tylko składkę zdrowotną.
• Przez kolejne 2 lata dojdzie do tego składka preferencyjna, która w 2026 roku wynosi 420,86 zł (bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego). 
• Dopiero po tym czasie (łącznie 2,5 roku) zapłacisz pełną składkę na ZUS. W 2026 wynosi ona 1788,29 zł miesięcznie (bez składki zdrowotnej i dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego).

Co więcej, działalności jednoosobowe mogą też skorzystać z ulgi Mały ZUS Plus. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy którzy w poprzednim roku kalendarzowym osiągnęli przychód z działalności gospodarczej nie wyższy niż 120 tys. zł. Dzięki tej uldze mogą oni płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne, proporcjonalne do swojego dochodu.

Składka zdrowotna w działalności gospodarczej

Od momentu wprowadzenia tzw. polskiego ładu na osobne wspomnienie zasługuje też składka zdrowotna. Jej wysokość różni się bowiem w zależności od wybranej formy rozliczenia. Ile wynosi?

• W przypadku zasad ogólnych (skali podatkowej) jest to 9% dochodu.
• Jeżeli płacisz podatek liniowy – 4,9%.
• Na ryczałcie funkcjonują trzy progi tej składki, a jej wysokość jest uzależniona od wysokości rocznych przychodów. Jeżeli zarabiasz mniej niż 60 tysięcy złotych, zapłacisz 399,60 zł miesięcznie. Jeśli powyżej 60, ale mniej niż 300 tysięcy – 666 zł. A powyżej tej kwoty – 1198,80 zł miesięcznie.

Co możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Koszty firmowe to różnego rodzaju wydatki, związane z prowadzeniem działalności. To zakupy, których celem jest osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie przychodu. Są to zarówno stałe koszty, które ponosisz np. co miesiąc, jak i jednorazowe opłaty, związane np. z naprawą czy zakupem sprzętu.

To m.in.:

• Abonament oprogramowania e-commerce.
• Koszty księgowości.
• Koszty reklamy i wszelkich działań marketingowych.
• Opłaty za wynajem biura.
• Wynagrodzenia pracowników.
• Wydatki na sprzęt elektroniczny i innego typu akcesoria biurowe.
• Koszty różnego rodzaju narzędzi.
• Leasing samochodu.
• Różnego rodzaju ubezpieczenia.

👉 Dowiedz się więcej na temat kosztów firmowych.

Jeżeli masz jakieś wątpliwości, czy dany wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu, zawsze konsultuj to ze swoim biurem księgowym.

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej a podatki

Koszty działalności obniżają wysokość podatku, który musisz odprowadzić do urzędu skarbowego. Innymi słowy – zmniejszają Twój dochód.

Ich generowanie ma duży sens, jeśli rzeczywiście są to wydatki, prowadzące do rozwoju Twojego biznesu. Robienie kosztów wyłącznie po to, by obniżyć wysokość podatku, mija się jednak z celem.

Zbędne wydatki mogą tworzyć problemy i kontrole z urzędu skarbowego. Spójrz na to tak, że i tak wydasz te pieniądze, a raczej nie robi Ci większej różnicy, czy przeznaczysz je na niepotrzebne zakupy czy odprowadzisz do fiskusa.

Podsumowanie

Prowadzenie działalności, zwłaszcza na początkowym etapie nie jest tak kosztowne, jak mogłoby się wydawać. Nie ominiesz jednak konieczności opłacania składek ZUS czy odprowadzania podatku od swoich dochodów.

Jeżeli nie chcesz na tym etapie ponosić jeszcze kosztów związanych z prowadzeniem firmy, sprawdź możliwości, jakie stwarza działalność nierejestrowana. Dopóki nie osiągniesz kwartalnego limitu przychodów wynoszącego 225% wysokości pensji minimalnej, zgodnie z prawem nie musisz rejestrować swojego biznesu.

Dowiedz się więcej na jej temat 👇