Koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej – co musisz o nich wiedzieć?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z licznymi wydatkami. W oficjalnej terminologii określa się je mianem kosztów uzyskania przychodu.

Przedsiębiorcy często mają jednak wątpliwości, jakie wydatki można uznać za koszty firmy, a których nie należy do nich zaliczać. Poniższy artykuł rozwieje Twoje wątpliwości.

Dowiesz się:

• Czym właściwie są koszty firmowe?
• Jak je dokumentować?
• Co może stanowić koszt uzyskania przychodu?
• Jakie wydatki możesz zaliczyć do “uniwersalnych” kosztów?
• Jakie koszty możesz generować w sklepie internetowym?
• A jakie wydatki kosztami poniesionymi w celu uzyskania przychodu nie są?

Czym są koszty uzyskania przychodu? Definicja

Zgodnie z oficjalną definicją, którą znajdziesz w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty firmowe to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Co ważne, aby zostały one zaakceptowane przez urząd skarbowy, muszą być powiązane z Twoją działalnością, a nie życiem osobistym.

Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu?

Aby udokumentować koszt, potrzebujesz dokumentu potwierdzającego dany wydatek.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansówr w sprawie prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów mogą to być:

• faktura,
• rachunek,
• dokumenty celne,
• bilety, na których widnieje NIP,
• dowody zapłaty za przejazd autostradą,
• opłaty pocztowe.

Czy warto generować wysokie koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej?

Jeżeli rozliczasz się z fiskusem na zasadach ogólnych lub odprowadzając podatek liniowy, koszty będą zmniejszać podstawę opodatkowania.

W praktyce oznacza to, że im większe koszty wygenerujesz, tym mniejszy podatek zapłacisz.

Czy jest to jednak równoznaczne z tym, że warto generować wysokie koszty? Tak, ale tylko jeżeli są to wydatki rzeczywiście potrzebne Twojej firmie.

W innym wypadku nie ma to większego sensu. W końcu nie powinno Ci robić większej różnicy, czy określoną sumę przeznaczysz na zbędny sprzęt, czy oddasz ją fiskusowi.

Koszty firmowe a VAT

Jesteś podatnikiem VAT? Koszty obniżą nie tylko wysokość Twojego podatku dochodowego, ale także VAT-u.

W praktyce polega to na tym, że VAT należny urzędowi skarbowemu, będziesz mógł pomniejszyć o VAT poniesiony w związku z kosztami Twojej działalności.

Jak to działa?

Załóżmy, że w danym miesiącu kupujesz od hurtowni produkty za 10 000 zł brutto (VAT 23%). Następnie sprzedajesz je za 12 000 zł brutto (VAT 23%). VAT od zakupów wynosi więc 2300 zł, a od sprzedaży – 2760 zł.

Ile VAT-u zapłacisz do fiskusa?

2760 zł – 2300 zł = 460 zł. Ponieważ odejmujesz wartość VAT, którą opłaciłeś, kupując towar, od wartości VAT ze sprzedaży.

👉 Przeczytaj także: VAT w sklepie internetowym – wszystko, co musisz wiedzieć

“Uniwersalne” koszty uzyskania przychodu

Gdy mowa o kosztach, jedną z najważniejszych kwestii jest to, co tak naprawdę można do nich zaliczyć.

Pamiętaj, że w razie kontrolii to na Twoich barkach będzie spoczywać obowiązek udowodnienia urzędowi skarbowemu, że dany wydatek został poniesiony w związku z prowadzeniem działalności.

Istnieją jednak wydatki, które bez większych wątpliwości możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu – i to bez względu na branżę, w które działasz.

Oto kilka propozycji:

1. Księgowość

Wszystkie wydatki związane z prowadzeniem księgowości możesz bez obaw wliczać w koszty.

Chodzi to zarówno o wynagrodzenie biura księgowego, jak i koszt programów do fakturowania.

2. Czynsz/koszt wynajmu biura

Opłaty za biuro to oczywiście koszty, które co miesiąc powinieneś odnotowywać w księgach rachunkowych.

3. Media

Chodzi tu o rachunki, które ponosisz w związku z korzystaniem z biura, jak opłaty za zużycie prądu, gazu czy wody.

4. Abonament na telefon czy internet

Telefony służbowe to stanard w wielu branżach – przynajmniej u części pracowników. Nie mówiąc już o dostępie do Internetu. Abonamenty na tego typu usługi możesz co miesiąc wliczać w koszty podatkowe.

5. Urządzenia elektroniczne

Jeżeli jakiś sprzęt jest potrzebny, aby wykonywać pracę – taki koszt zakupu możesz uznać za koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu.

Przykłady takich urządzeń to:

• komputery, laptopy,
• monitory,
• myszki, klawiatury, głośniki, słuchawki,
• projektory,
• drukarki, kserokopiarki,
• telefony,
• telewizory.

6. Szkolenia/kursy

Poszerzanie kompetencji (zarówno własnych, jak i pracowników) to bardzo ważny element prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Szkolenia czy kursy to najbardziej oczywisty sposób, aby to robić.

7. Samochód, paliwo

Prowadzisz firmę, która wymaga dojazdu do klientów? Śmiało dodaj wydatki z tym związane do kosztów uzystkania przychodu.

8. Meble biurowe

Nie tylko czynsz czy media – ale także wyposażenie biura to podstawowe koszty uzyskania przychodu. Mowa tu oczywiście o meblach, ale także sprzętach AGD.

9. Artykły biurowe

Wszelkie notesy, długopisy, kartki, kalendarze, tusze do drukarek i inne tego typu pomoce bez obaw mozesz wliczać w koszty prowadzenia działalności.

10. Pensje

Wynagrodzenie pracowników to podstawowy koszt, jaki ponoszą przedsiębiorcy. Oczywiście stanowią koszty firmowe.

11. Remont biura

Praca w biurze może oznaczać konieczność przeprowadzania remontów. Związane z nimi wydatki to przykład kosztów uzyskania przychodu.

Mowa tu o wszelkich materiałach budowlanych, projekcie architektonicznym czy wynagrodzeniu ekipy remontowej.

12. Książki branżowe

Sposobów na rozwój jest wiele. Jednym z podstawowych jest lektura różnego rodzaju książek czy czasopism powiązanych z Twoją branżą. Wydatki związane z ich zakupem to oczywiście koszty uzyskania przychodu.

13. Udział w konferencjach

Konferencje to kolejny sposób na poszerzanie swoich kompetencji czy budowanie swojego wizerunku. Jeżeli służy to celom biznesowym, możesz wliczać wydatki związane z uczestnictwem w konferencjach w koszty.

14. Podróże służbowe

Do kosztów możesz wliczać wszelkie wydatki związane z podróżami służbowymi. Mowa tu zarówno o wydatkach związanych z samą podróżą, jak i noclegiem czy wyżywieniem.

15. Koszty różnego rodzaju oprogramowań

Narzędzia marketingowe, programy do faktur, systemy CRM – wydatki związane z ich używaniem to koszty uzyskania przychodu.

16. Strona internetowa

Na koszty uzyskania przychodu składają się także oczywiście te, związane z uruchomieniem, a następnie utrzymaniem strony internetowej. Chodzi tu m.in. o projekt graficzny, prace programistyczne, a rakże opłaty za hosting czy domenę.

17. Wydatki reklamowe

Twój biznes nie przynosiłby zysków, gdyby nie klienci. Trudno ich jednak zdobyć bez reklamy. Związane z nią wydatki to oczywiste koszty uzyskania przychodu.

18. Imprezy integracyjne

Koszt organizacji wydarzeń integracyjnych jak najbardziej możesz zaliczyć do kosztów firmowych. Mowa tu zarówno o wydatkach związanych z wyżywnieniem, jak i noclegiem czy kosztem atrakcji.

19. Catering

Chodzi tu o wszelkie wydatki związane z cateringiem na imprezach firmowych czy nawet zamówieniem pizzy do biura.

A jeżeli jesteśmy już przy jedzeniu – wyposażenie firmowej kuchni również możesz zaliczyć do kosztów firmowych.

20. Usługi bankowe

Prowadzenie konta firmowego, a także korzystanie z usług bankowych (np. kredytów) wiąże się często z wydatkami. Możesz je oczywiście zaliczyć do kosztów firmowych.

10 pomysłów na koszty uzyskania przychodu w sklepie internetowym

Prowadzisz biznes e-commerce? Oto kilka propozycji kosztów, które na pewno generujesz w ramach działalności:

1. Abonament sklepu internetowego

Jeżeli korzystasz z oprogramowania SaaS, jak Sky-Shop, musisz liczyć się z comiesięcznym czy rocznym opłacaniem abonamentu. To wydatek, który śmiało możesz zaliczyć do kosztów Twojej firmy.

👉 Sprawdź pakiety abonamentowe w Sky-Shop.

2. Indywidualny projekt graficzny sklepu

Sky-Shop daje Ci możliwość stworzenia sklepu internetowego za pomocą intuicyjnego kreatora. Możesz jednak zlecić nam także wykonanie indywidualnego projektu graficznego.

Jeżeli podejmiesz taką decyzję, związany z nią wydatek bez obaw możesz dodać do kosztów uzyskania przychodu.

3. Certyfikat SSL

Certyfikat SSL szyfruje transakcje internetowe, dzięki czemu są one bezpieczne. To podstawowy wydatek w sklepie internetowym, który jak najbardziej można traktować jako koszt uzyskania przychodu.

4. Domena sklepu internetowego

Domena to stały koszt w przypadku sklepów internetowych. Opłaca się ją zazwyczaj raz do roku – i za każdym razem ten wydatek możesz uznać za koszt uzyskania przychodu.

👉 Dowiedz się, jak wybrać domenę sklepu internetowego.

5. Wydatki marketingowe

Wszelkie działania, które podjemujesz, aby pozyskać klientów do swojego sklepu, to koszty uzyskania przychodu. Nawet, jeżeli nie przynoszą najlepszych rezulatów.

Mowa tu np. o:

• wynagrodzeniu agencji marketingowych czy freelancerów,
• kosztach związanych z wydatkami na płatne reklamy (Google Ads, Facebook Ads),
• wydatkach na grafiki promocjyjne,
• kosztach publikacji sponsorowanych,
• opłatach ponoszonych w związku z używaniem narzędzi marketingowych.

6. Towar

Zakup produktów u producentów czy w hurtowniach to oczywisty koszt uzyskania przychodu.

Jeżeli sprzedajesz autorski asortyment, w koszty możesz oczywiście wliczyć wydatki związane z jego wytworzeniem.

7. Wynajem magazynu

Jeżeli prowadzisz tradycyjny sklep internetowy, prawdopodobnie przechowujesz gdzieś sprzedawane produkty. Koszt wynajmu możesz oczywiście włączyć do kosztów firmowych.

Podobnie jak wydatki związane z jego utrzymaniem czy wyposażeniem.

8. Koszty związane z opłacaniem narzędzi, np. systemów ERP

Prowadząc sklep internetowy, na pewno korzystasz z wielu systemów czy narzędzi. Większość z nich prawdopodobnie działa w modelu subskrybcyjnym – a koszt abonamentu to regularny koszt firmowy.

9. Stworzenie regulaminu sklepu internetowego

Opracowanie przez prawników regulaminu czy polityki prywatności to jak najbardziej koszty uzyskania przychodu.

Kosztami mogą być także inne usługi prawne – np. konsultacje.

10. Opakowania i akcesoria

Kartony, koperty i wszelkie akcesoria do pakowania (taśmy, wypełniacze) to wydatki, które śmiało możesz wliczyć w koszty.

Czego nie możesz zaliczyć do kosztów firmowych?

Im wyższe koszty, tym niższy dochód, a więc mniejszy podatek zapłacisz. Nie może więc dziwić fakt, że chciałbyś do nich zaliczyć jak najwięcej wydatków.

Niestety, musisz bardzo uważać na to, aby były to koszty poniesione wyłącznie w związku z prowadzenieniem działalności.

Do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć między innymi:

• kosztów reprezentacji,
• wytatków związanych ze spłatą rat pożyczek i kredytów (kosztem może być jedynie część odsetkowa raty, jeżeli została spłacona w terminie),
• kosztów prywatnych – na przykład zdrowotnych, jak chociażby zakup okularów,
• wydatków związanych z wykorzystaniem samochodu dla celów prywatnych,
• kursów i szkoleń niepowiązanych z Twoją branżą,
• wydatków powyżej 15 tysięcy złotych płaconych gotówką.

Reguluje to artykuł 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W razie wątpliwości rekomendujemy kontakt z doświadczonym biurem księgowym!

A jeżeli masz pytania związane z prowadzeniem lub założeniem sklepów na Sky-Shop, skontaktuj się z nami na info@sky-shop.pl!