Każda transakcja między Tobą a kupującym to umowa sprzedaży. Dobrze napisany regulamin sklepu internetowego da Ci pewność, że zawsze będzie ona korzystna. Dokument będzie też swoistym zabezpieczeniem dla obu stron.
Jego stworzenie wymaga jednak sporej dawki wiedzy z zakresu obowiązujących przepisów. Dowiedz się, jak to zrobić i co musi się w nim znaleźć.
Spis treści artykułu
Czym jest regulamin sklepu internetowego?
Regulamin sklepu internetowego to dokument, który jasno określa zasady działania Twojego sklepu. Informuje klientów o warunkach sprzedaży, prawach konsumenta, procesie realizacji zamówień, zwrotach i reklamacjach.
Regulamin jest więc niezbędny – zarówno z punktu widzenia prawa, jak i ochrony Twoich interesów. Jego brak może zostać potraktowany jako naruszenie zbiorowych interesów konsumentów, co może skutkować karą finansową nałożoną przez UOKiK.
Czy regulamin sklepu internetowego jest obowiązkowy?
Tak, jeśli prowadzisz sklep internetowy, musisz mieć regulamin. Wymagają tego przepisy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Zgodnie z art. 8 wspomnianej ustawy, usługodawca ma obowiązek udostępnić regulamin jeszcze przed zawarciem umowy. Dokument powinien być łatwo dostępny, zrozumiały i zawierać m.in. informacje o procedurze zamówień, płatnościach, odstąpieniu od umowy czy reklamacjach.
Co powinien zawierać regulamin sklepu internetowego?
Nie ma jednoznacznych regulacji, określających, jak napisać regulamin dla sklepu internetowego i co powinno się w takim dokumencie znaleźć. Na jego obowiązkowe elementy wskazuje kilka aktów prawnych – ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów, ustawa o prawach konsumenta, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz odpowiednie rozporządzenia i akty prawa unijnego (np. RODO).
Lista najważniejszych zapisów w regulaminie sklepu internetowego
- Dane sprzedawcy i podstawy prawne. Podaj dane firmy (lub dane osobowe, jeśli działasz jako osoba fizyczna bez działalności). Wskaż, że regulamin opiera się na konkretnych ustawach – to zwiększa jego wiarygodność i przejrzystość.
- Zakres i warunki świadczenia usług drogą elektroniczną. Jeśli klient zakłada konto, zapisuje się do newslettera lub korzysta z formularza kontaktowego – świadczysz usługi elektroniczne. Musisz opisać, na jakich zasadach to się odbywa.
- Zasady zawierania umowy sprzedaży. Kiedy dokładnie dochodzi do zawarcia umowy? Jak wygląda proces zamówienia? Czy wymagasz rejestracji? Czy przyjmujesz zamówienia telefoniczne? Te informacje powinny być jasne i niebudzące wątpliwości.
- Sposoby i terminy płatności. Poinformuj, jakie formy płatności akceptujesz (np. szybki przelew, BLIK, za pobraniem) i w jakim terminie klient musi dokonać zapłaty.
- Formy i koszty dostawy. Wymień dostępne metody dostawy, terminy realizacji, koszty oraz zasady darmowej wysyłki (jeśli obowiązuje).
- Prawo odstąpienia od umowy i zwroty. Wskaż, że klient ma 14 dni na odstąpienie od umowy bez podania przyczyny. Opisz procedurę zwrotu – co musi zrobić klient, kto ponosi koszty, w jakim terminie oddajesz pieniądze.
- Reklamacje i odpowiedzialność sprzedawcy. Opisz, kiedy klient może złożyć reklamację, w jakiej formie, na jakiej podstawie (np. niezgodność towaru z umową) i w jakim terminie ją rozpatrujesz.
- Ochrona danych osobowych (RODO). Zamieść podstawowe informacje o przetwarzaniu danych – określ, kto jest administratorem, w jakim celu zbierasz dane, komu je przekazujesz, jakie prawa ma klient (prawo dostępu, usunięcia, sprostowania danych itd.).
- Zastrzeżenia prawne i odpowiedzialność. To miejsce na informacje o ograniczeniach Twojej odpowiedzialności (np. za przerwy techniczne), zastrzeżeniach dotyczących treści czy praw autorskich.
- Informacje o możliwości pozasądowego rozwiązywania sporów. Trzeba wskazać dane kontaktowe właściwego organu ADR, np. Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej, do którego konsument może zwrócić się o pomoc w rozwiązaniu sporu. Dzięki temu kupujący wiedzą, że w razie problemów mogą skorzystać z bezpłatnej, polubownej procedury, bez konieczności kierowania sprawy do sądu.
- Postanowienia końcowe i wersja regulaminu. Wskaż, gdzie można znaleźć aktualną wersję regulaminu, na jakim obszarze obowiązuje oraz na podstawie jakiego prawa został stworzony.
- Wzory formularzy (dobrowolnie). Możesz dołączyć wzór formularza odstąpienia od umowy lub reklamacji – nie jest to obowiązek, ale klienci to docenią.
Na co jeszcze zwrócić uwagę?
Jeśli tworzysz regulamin sklepu w 2025 roku, musisz wziąć pod uwagę dwie ważne zmiany: przepisy wdrażające dyrektywę Omnibus oraz nowe rozporządzenie GPSR (General Product Safety Regulation).
Dyrektywa Omnibus wprowadza obowiązek informowania o najniższej cenie danego produktu z ostatnich 30 dni przed promocją. To oznacza, że jeśli obniżasz cenę – musisz jasno pokazać, ile wynosiła wcześniej. Dotyczy to wszystkich promocji kierowanych do konsumentów. Taka informacja powinna być widoczna przy produkcie, ale warto też wspomnieć o niej w regulaminie, zwłaszcza w sekcji dotyczącej cen i promocji.
Z kolei rozporządzenie GPSR, które weszło w życie 13 grudnia 2024 roku, nakłada nowe obowiązki na sprzedawców oferujących produkty objęte normami bezpieczeństwa. Jeśli sprzedajesz np. zabawki, urządzenia elektroniczne, produkty dla dzieci lub gospodarstwa domowego – musisz zapewnić, że są one bezpieczne, posiadają odpowiednie oznaczenia i że poinformować konsumentów o zagrożeniach związanych z użytkowaniem. GPSR wymaga także, by dane kontaktowe producenta lub importera były jasno widoczne na stronie.
Jak napisać regulamin sklepu internetowego?
Poniżej znajdziesz praktyczne kroki, które pomogą Ci napisać regulamin od zera:
1. Zdefiniuj podstawowe informacje
Zacznij od danych firmy (lub swoich danych, jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną), rodzaju sprzedawanych produktów i tego, czy kierujesz ofertę do osób fizycznych (B2C), firm (B2B) czy obu tych grup.
2. Wypisz obowiązkowe elementy
Twój regulamin powinien zawierać m.in.:
- warunki sprzedaży i zawierania umowy,
- metody płatności i sposoby dostawy,
- politykę zwrotów (np. prawo odstąpienia od umowy w 14 dni),
- informacje o reklamacjach,
- zasady przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO.
3. Uwzględnij najnowsze przepisy
Zwróć uwagę na:
- dyrektywę Omnibus – obowiązek informowania o najniższej cenie z 30 dni przed promocją,
- rozporządzenie GPSR – dodatkowe obowiązki dla sprzedawców produktów objętych przepisami bezpieczeństwa (np. zabawki, elektronika).
4. Dopasuj regulamin do modelu sprzedaży
Sprzedajesz fizyczne produkty, działasz w dropshippingu, oferujesz pliki do pobrania albo subskrypcje? Każdy z tych modeli wymaga innych zapisów w regulaminie. Np.:
- w przypadku sprzedaży produktów cyfrowych trzeba zaznaczyć brak prawa odstąpienia od umowy po pobraniu (chyba, że prowadzisz inną politykę w tym zakresie),
- w dropshippingu warto uregulować odpowiedzialność za realizację zamówienia i procedury reklamacyjne,
- w modelu subskrypcyjnym niezbędne są zapisy o automatycznym odnawianiu i zasadach rezygnacji z usługi.
5. Pisz jasno i konkretnie
Regulamin musi być zrozumiały – także dla osób, które nie znają języka prawniczego. Unikaj ogólników, nie komplikuj, nie zostawiaj luk czy pola do interpretacji. Przejrzysta struktura, proste sformułowania i konkretne informacje zwiększają zaufanie klientów i ograniczają ryzyko sporów.
6. Sprawdź dokument u prawnika
Jeśli nie masz pewności, czy Twój regulamin spełnia wymogi prawne, skorzystaj z pomocy specjalisty. Możesz też od razu zlecić jego realizację profesjonalistom – np. w ramach usługi Sky-Shop Regulaminy.
Klauzule niedozwolone w regulaminie sklepu internetowego
Klauzula niedozwolona to zapis, który jest niezgodny z dobrymi obyczajami lub prawem konsumenckim. W przypadku sklepów internetowych są to najczęściej ograniczenia w zakresie zwrotów czy reklamacji towarów.
To najdokładniejsza charakterystyka, jaką możemy przytoczyć – nie ma bowiem nigdzie wykazu owych przewinień, istnieje jedynie rejestr, który jest stale uzupełniany. Pamiętaj jednak, że jeśli nie znajdziesz w nim podobnego zapisu, jak w Twoim regulaminie, nie możesz mieć 100% pewności, że jest on dozwolony. Najlepiej więc konsultować takie kwestie z prawnikiem.
Rejestr klauzul zakazanych prowadzony przez UOKiK znajdziesz tutaj.
Co grozi za używanie klauzul niedozwolonych w regulaminie?
Wprowadzenie do regulaminu sklepu internetowego klauzul niedozwolonych może wiązać się z poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. Przedsiębiorca musi liczyć się z możliwością kontroli na dwóch poziomach:
- Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) – w przypadku wykrycia niedozwolonych postanowień prezes UOKiK może nałożyć karę pieniężną sięgającą nawet 10% przychodów uzyskanych w poprzednim roku rozliczeniowym. Może też zobowiązać przedsiębiorcę do poinformowania konsumentów o decyzji i usunięcia klauzul z regulaminu.
- Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (SOKiK) – konsument lub organizacja konsumencka mogą wystąpić na drogę sądową. Postępowanie może skutkować dodatkowymi kosztami, które zwykle wynoszą około 1000–1500 zł za jedno postanowienie.
Lista przykładowych klauzul niedozwolonych
W regulaminach e‑sklepów wciąż pojawiają się zapisy, które naruszają prawa konsumentów. Oto kilka przykładów klauzul uznawanych za niedozwolone:
- Koszty przesyłki nie są zwracane przy odstąpieniu od umowy. Prawo przewiduje, że konsument ma prawo odzyskać koszt najtańszej oferowanej formy dostawy.
- Zwrot towaru możliwy jest tylko do 3 dni roboczych od zakupu. Takie ograniczenie skraca ustawowy termin 14 dni na odstąpienie od umowy.
- Reklamacje należy kierować bezpośrednio do producenta. Odpowiedzialność wobec konsumenta ponosi sprzedawca, a nie producent.
- Warunkiem przyjęcia reklamacji jest okazanie paragonu lub faktury. Konsument może udowodnić zakup w inny sposób, np. potwierdzeniem płatności.
- Różnice w wyglądzie produktu względem zdjęcia nie mogą być podstawą reklamacji ani zwrotu. Taki zapis narusza prawa konsumenta, jeśli produkt jest niezgodny z opisem lub zdjęciem w sklepie.
Gdzie umieścić regulamin w sklepie?
Regulamin sklepu internetowego musi być łatwo dostępny. Oto, w jakich miejscach warto go umieścić:
- Stopka strony – link do regulaminu powinien być łatwo dostępny bez względu na to, jaką stronę aktualnie przegląda użytkownik.
- Strona koszyka i finalizacji zamówienia – przed zatwierdzeniem zakupu klient powinien móc zapoznać się z regulaminem i go zaakceptować.
- Formularz rejestracji konta (jeśli taki istnieje) – jeśli zakładanie konta wiąże się z akceptacją regulaminu, link do niego musi być podany przy checkboxie.
- Potwierdzenie zamówienia lub e-mail transakcyjny – warto dodać link do regulaminu także tutaj – to dobra praktyka, choć nie obowiązkowa.
Co ważne, samo opublikowanie regulaminu na stronie nie wystarczy. Klient musi mieć realną możliwość zapoznania się z nim przed zakupem – i wyraźnie go zaakceptować (np. zaznaczając odpowiedni checkbox).
Regulamin sklepu internetowego a działalność nierejestrowana
Sprzedaż bez firmy nie znosi obowiązujących względem kupujących przepisów. Właśnie dlatego jak najbardziej powinieneś umieścić w swoim sklepie regulamin, który zabezpieczy prawa Twoje i konsumentów.
Twój regulamin powinien zawierać te same elementy co w przypadku pełnej działalności, ale z jedną różnicą: zamiast danych firmy podajesz swoje dane osobowe – imię, nazwisko i adres zamieszkania. Możesz też dodać adres e-mail i numer telefonu kontaktowego.
Jeżeli zarejestrujesz działalność, będzie konieczne podanie danych firmowych.
👉 Dowiedz się więcej o sprzedaży internetowej w ramach działalności nierejestrowanej.
Regulamin sklepu internetowego a dropshipping
To, że nie masz własnego magazynu, nie zwalnia Cię z obowiązku posiadania regulaminu sklepu.
Regulamin w dropshippingu wygląda podobnie jak w standardowym sklepie internetowym. To Ty jesteś sprzedawcą, więc ponosisz odpowiedzialność wobec klienta.
W regulaminie uwzględnij:
- swoje dane (firma, adres, NIP, CEIDG/KRS),
- prawo odstąpienia od umowy (14 dni),
- procedurę reklamacji i zwrotów,
- informację o pozasądowych metodach rozwiązywania sporów.
Jeśli zwroty mają być kierowane do hurtowni, wskaż jej adres w regulaminie – to obowiązek informacyjny. Nie musisz pisać, że działasz w dropshippingu. Ale wszystko, co obiecasz klientowi (czas dostawy, dostępność produktu), powinno być zgodne ze stanem rzeczywistym.
👉 Dowiedz się więcej: Prawo w dropshippingu
Podsumowanie
Jeszcze raz to podkreślimy – regulamin sklepu internetowego to bardzo ważny dokument zarówno dla Ciebie, jak i Twoich klientów. Jego niezgodna z prawem treść może skutkować utratą zaufania konsumentów, a w jeszcze gorszym wypadku karą finansową.
Szczerze radzimy więc, by podejść do tego zagadnienia poważnie i w razie potrzeby zwrócić się o pomoc do specjalistów.
FAQ
Czy można skopiować regulamin sklepu internetowego?
Kopiowanie regulaminu to działanie nielegalne, które narusza prawa autorskie. Za takie działanie grożą konsekwencje prawne – zwykle są to kary pieniężne.
Warto mieć również na uwadze, że dokument ten powinien być dostosowany do Twojej oferty i zasad panujących w Twoim sklepie – również dlatego nie warto korzystać z cudzych rozwiązań.
Czy warto korzystać z darmowych regulaminów sklepu internetowego?
Darmowe rozwiązania zawsze kuszą, ale to nie oznacza, że zawsze okazują się opłacalne.
Musisz mieć na uwadze, że gotowy szablon z Internetu może być:
- nieaktualny – nie uwzględniać zmian w prawie (np. dyrektywy Omnibus czy rozporządzenia GPSR),
- niedopasowany – nie odzwierciedlać Twojego modelu sprzedaży (np. dropshipping, produkty cyfrowe, B2B),
- niezgodny z przepisami – zawierać klauzule niedozwolone lub pomijać obowiązkowe informacje dla konsumenta.
Darmowy regulamin może być punktem wyjścia – ale zawsze dostosuj go do swojego biznesu i zweryfikuj z prawnikiem lub użyj sprawdzonego narzędzia do tworzenia regulaminów zgodnych z przepisami.
Ile kosztuje regulamin sklepu internetowego?
Koszt napisania regulaminu oczywiście zależy od tego, czy dysponujesz aktualną wiedzą w zakresie prawa. Jeśli tak nie jest lub zwyczajnie nie masz czasu na tworzenie obszernego dokumentu, znacznie korzystniej będzie powierzyć to zadanie specjalistom.
Nie jest to duży koszt – jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z usług naszych partnerów, zapłacisz jedynie 359 zł za prawidłowo, zgodnie z RODO i przejrzyście napisany regulamin sklepu internetowego i inne dokumenty niezbędne w e-commerce. Jeżeli sprzedajesz w dropshippingu, pakiet dokumentów możesz wykupić już za 295 zł rocznie.
Wybierz Sky-Shop Regulaminy!
Gdzie kupić regulamin sklepu internetowego?
Wiele firm prawniczych czy prawników oferuje regulaminy dla sklepów internetowych. Ich kupno jest bardzo dobrą decyzją – będziesz mieć dzięki temu pewność, że będą w nich zawarte są wszystkie niezbędne informacje, zabezpieczające Ciebie i kupującego, a także, że nie ma w nich klauzul niedozwolonych.
Możesz też kupić go w ramach usługi Sky-Shop Regulaminy.
Czy można zmienić regulamin sklepu w dowolnym momencie?
Treść regulaminu sklepu internetowego można zmieniać w uzasadnionych przypadkach. Będą to na przykład sytuacje wywołane zmianami w prawie czy zmianą danych firmy.
Pamiętaj, że każda zmiana regulaminu musi mieć przyczynę i nie może naruszać interesu klienta.
Bardzo ważne jest również informowanie klientów o wdrożonych zmianach. Warto rozesłać im maile lub wykorzystać do tego celu baner na stronie głównej sklepu. Miej na uwadze, że wszyscy klienci muszą mieć możliwość zapoznania się ze zmianami.
Jak często aktualizować regulamin sklepu internetowego?
Musisz go aktualizować za każdym razem, gdy zmienia się prawo lub sposób działania Twojego sklepu.
Zwróć szczególną uwagę na:
- zmiany w przepisach (np. nowe dyrektywy unijne, rozporządzenia o bezpieczeństwie produktów, prawa konsumenta),
- modyfikacje w ofercie (np. dodanie sprzedaży cyfrowej, subskrypcji, nowego modelu dostawy),
- zmiany techniczne i organizacyjne (np. nowy system płatności, integracja z platformą zewnętrzną, nowy adres do zwrotów).
W praktyce warto weryfikować regulamin przynajmniej raz na kwartał albo przy każdej większej aktualizacji sklepu.